Hvad er de bedste tip til dokumentation for forretningsprocesser?
Dokumentation af forretningsprocesser er processen med at oprette en skriftlig registrering af trinene, der er forbundet med en bestemt forretningsproces eller procedure. En sådan dokumentation hjælper med at standardisere procedurer og etablere bedste praksis. Tip til at skabe klare, effektive procesdokumenter inkluderer brug af let forståeligt sprog, at få flere parter gennemgår dokumentationen og skrivning af både detaljerede dokumenter og forenklede snyderi.
Mange virksomheder skaber dokumentation for forretningsprocesser til træningsformål. Dette betyder, at mange individer, der kan have meget forskellige forståelsesniveauer, sandsynligvis vil læse dokumenterne. For at sikre maksimal effektivitet skal procesdokumenterne være let forståelige af enhver, der sandsynligvis bruger dem.
Eksperter anbefaler ofte at skrive sådanne dokumenter ved hjælp af sprog svarende til et niende klasse læsningsniveau. Forfattere bør også undgå at bruge teknisk eller industri -jargon. Når akronymer eller branchevilkår skal bruges, skal de skelneD defineres først klart. Det er også klogt at inkludere en liste over definitioner, når man opretter dokumentation for forretningsprocesser.
Mens dokumentation for forretningsproces ofte er afsluttet af en person, der er dygtig til at udvikle sådanne dokumenter, er det vigtigt at få andre til at gennemgå dokumenterne, før de bruges i almindelig brug. Hvis den person, der skriver dokumentationen, ikke er en ekspert på processen, der dokumenteres, skal en sådan ekspert udføre en gennemgang for at sikre, at indholdet er teknisk korrekt. Dokumenterne skal også gennemgås af mindst en person, der er helt ukendt med processen, så eventuelle uklare instruktioner eller manglende trin kan identificeres.
Detaljerede dokumenter er en væsentlig del af dokumentation af forretningsprocesser. Dokumenterne forklarer alle trin, der er involveret i en proces, og kan også give yderligere oplysninger, såsom softwareprogram kræverENTER, juridiske begrænsninger og kontaktoplysninger for forskellige trin. Mens dokumenterne er kritiske for en komplet forklaring af processen, kan de være for lange eller voluminøse til at være brugbare på daglig basis.
En løsning på dette problem er at oprette et snyderi, der kun adresserer de mest kritiske trin og tjener som en påmindelse, når hele procedokumentationen er blevet læst. Disse snyderark skal give en nem måde at finde grundlæggende oplysninger på hvert trin. Det kan være klogt at give siden eller kapitelnummeret, hvor oplysningerne findes i den fulde dokumentation, så læseren har en reference, hvis han har brug for yderligere detaljer. Sådanne ark præsenteres ofte som flowdiagrammer eller konturer.