Hvad er de bedste tip til forretningsprocesdokumentation?
Dokumentation om forretningsprocesser er processen med at oprette en skriftlig oversigt over trinnene, der er forbundet med en bestemt forretningsproces eller -procedure. Sådan dokumentation hjælper med at standardisere procedurer og etablere bedste praksis. Tip til oprettelse af klare, effektive procesdokumenter inkluderer brug af let forståeligt sprog, hvor flere parter gennemgår dokumentationen og skriver både detaljerede dokumenter og forenklede snyderark.
Mange virksomheder opretter dokumentation for forretningsprocesser til uddannelsesformål. Dette betyder, at mange personer, der kan have meget forskellige forståelsesniveauer, sandsynligvis læser dokumenterne. For at sikre maksimal effektivitet skal procesdokumenterne være let forståelige af alle, der sandsynligvis vil bruge dem.
Eksperter anbefaler ofte at skrive sådanne dokumenter ved hjælp af sprog, der svarer til et niende klasse læsningsniveau. Forfattere bør også undgå at bruge teknisk jargon. Når akronymer eller brancheudtryk skal bruges, skal de først defineres klart. Det er også klogt at medtage en liste over definitioner, når du opretter dokumentation for forretningsprocesser.
Mens dokumentationsprocesser ofte udføres af en person, der er kvalificeret til at udvikle sådanne dokumenter, er det vigtigt at få andre til at gennemgå dokumenterne, før de sættes i fælles brug. Hvis den person, der skriver dokumentationen, ikke er en ekspert i processen, der dokumenteres, skal en sådan ekspert foretage en gennemgang for at sikre, at indholdet er teknisk korrekt. Dokumenterne skal også gennemgås af mindst en person, der ikke er bekendt med processen, så eventuelle uklare instruktioner eller manglende trin kan identificeres.
Detaljerede dokumenter er en væsentlig del af dokumentationen til forretningsprocesser. Dokumenterne forklarer alle trin, der er involveret i en proces, og kan også give yderligere oplysninger, såsom softwareprogramkrav, juridiske begrænsninger og kontaktoplysninger for forskellige trin. Mens dokumenterne er kritiske for en komplet forklaring af processen, kan de være for lange eller omfangsrige til at kunne bruges dagligt.
En løsning på dette problem er at oprette et snyderi, der kun adresserer de mest kritiske trin og fungerer som en påmindelse, når hele procesdokumentationen er læst. Disse snyderi bør give en nem måde at finde basale oplysninger om hvert trin. Det kan være klogt at angive det side- eller kapitelnummer, hvor informationen kan findes i den fulde dokumentation, så læseren har en henvisning, hvis han har brug for yderligere detaljer. Sådanne ark præsenteres ofte som flowdiagrammer eller konturer.