비즈니스 프로세스 문서를위한 최상의 팁은 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 문서는 특정 비즈니스 프로세스 또는 절차와 관련된 단계의 기록을 작성하는 프로세스입니다. 이러한 문서는 절차를 표준화하고 모범 사례를 설정하는 데 도움이됩니다. 명확하고 효과적인 프로세스 문서 작성을위한 팁에는 이해하기 쉬운 언어 사용, 여러 당사자가 문서를 검토하고 세부 문서 및 단순화 된 치트 시트 작성이 포함됩니다.

많은 회사들이 교육 목적으로 비즈니스 프로세스 문서를 만듭니다. 이것은 매우 다른 이해 수준을 가질 수있는 많은 개인들이 문서를 읽을 가능성이 있음을 의미합니다. 최대의 효과를 보장하기 위해 프로세스 문서는 사용 가능성이있는 누구나 쉽게 이해할 수 있어야합니다.

전문가들은 종종 9 학년 읽기 수준에 해당하는 언어를 사용하여 그러한 문서를 작성하는 것이 좋습니다. 저자는 또한 기술 또는 산업 용어를 사용하지 않아야합니다. 두문자어 또는 산업 용어를 사용해야 할 때는 먼저 명확하게 정의해야합니다. 비즈니스 프로세스 문서를 작성할 때 정의 목록을 포함하는 것이 좋습니다.

비즈니스 프로세스 문서는 종종 그러한 문서를 개발하는 숙련 된 개인에 의해 작성되지만, 다른 사람들이 문서를 공동 사용하기 전에 검토하도록하는 것이 중요합니다. 문서를 작성하는 사람이 문서화중인 프로세스의 전문가가 아닌 경우 해당 전문가는 내용이 기술적으로 올바른지 확인하기 위해 검토를 수행해야합니다. 명확하지 않은 지침이나 누락 된 단계를 식별 할 수 있도록 프로세스에 완전히 익숙하지 않은 최소 한 명의 개인이 문서를 검토해야합니다.

자세한 문서는 비즈니스 프로세스 문서의 필수 부분입니다. 이 문서는 프로세스와 관련된 모든 단계를 설명하고 소프트웨어 프로그램 요구 사항, 법적 제한 및 다양한 단계에 대한 연락처 정보와 같은 추가 정보를 제공 할 수도 있습니다. 문서는 프로세스에 대한 완전한 설명에 중요하지만, 너무 길거나 부피가 커서 매일 사용할 수는 없습니다.

이 문제에 대한 해결책은 전체 프로세스 문서를 읽은 후 가장 중요한 단계 만 다루고 미리 알림 역할을하는 치트 시트를 만드는 것입니다. 이 치트 시트는 각 단계에 대한 기본 정보를 쉽게 찾을 수있는 방법을 제공해야합니다. 전체 문서에서 정보를 찾을 수있는 페이지 또는 장 번호를 제공하는 것이 현명 할 수 있으므로 추가 세부 정보가 필요한 경우 독자가 참조 할 수 있습니다. 이러한 시트는 종종 플로우 차트 또는 개요로 표시됩니다.