Quels sont les meilleurs conseils pour la documentation relative aux processus métier?
La documentation de processus métier est le processus de création d'un enregistrement écrit des étapes associées à un processus ou à une procédure spécifique. Une telle documentation aide à normaliser les procédures et à établir les meilleures pratiques. Pour créer des documents de processus clairs et efficaces, vous pouvez notamment utiliser un langage facilement compréhensible, demander à plusieurs parties de consulter la documentation et rédiger des documents détaillés et des aide-mémoires simplifiés.
De nombreuses entreprises créent une documentation de processus métier à des fins de formation. Cela signifie que de nombreuses personnes pouvant avoir des niveaux de compréhension très différents sont susceptibles de lire les documents. Afin de garantir une efficacité maximale, les documents de processus doivent être facilement compréhensibles par toute personne susceptible de les utiliser.
Les experts recommandent souvent de rédiger de tels documents en utilisant une langue équivalente à un niveau de lecture de neuvième année. Les écrivains devraient également éviter d'utiliser un jargon technique ou industriel. Lorsque des acronymes ou des termes de l'industrie doivent être utilisés, ils doivent d'abord être clairement définis. Il est également sage d'inclure une liste de définitions lors de la création d'une documentation de processus métier.
Bien que la documentation des processus métier soit souvent complétée par une personne qualifiée pour développer de tels documents, il est important de faire en sorte que les autres personnes les passent en revue avant de les utiliser couramment. Si la personne qui rédige la documentation n'est pas un expert du processus en cours de documentation, cet expert doit procéder à un examen afin de s'assurer que le contenu est techniquement correct. Les documents doivent également être examinés par au moins une personne ne connaissant pas bien le processus, afin de pouvoir identifier les instructions peu claires ou les étapes manquantes.
Les documents détaillés sont une partie essentielle de la documentation des processus métier. Les documents expliquent toutes les étapes d’un processus et peuvent également fournir des informations supplémentaires, telles que les exigences du logiciel, les restrictions légales et les coordonnées de contact pour différentes étapes. Bien que les documents soient essentiels à une explication complète du processus, ils peuvent être trop longs ou volumineux pour pouvoir être utilisés quotidiennement.
Une solution à ce problème consiste à créer un aide-mémoire qui ne traite que des étapes les plus critiques et sert de rappel une fois que toute la documentation du processus a été lue. Ces feuilles de triche devraient fournir un moyen facile de trouver des informations de base sur chaque étape. Il peut être judicieux de fournir le numéro de page ou de chapitre où l’information peut être trouvée dans la documentation complète afin que le lecteur ait une référence s’il a besoin de plus de détails. Ces feuilles sont souvent présentées sous forme d’organigrammes ou de contours.