Quels sont les meilleurs conseils pour la documentation des processus métier?
La documentation du processus métier est le processus de création d'un enregistrement écrit des étapes associées à un processus ou une procédure métier spécifique. Une telle documentation aide à normaliser les procédures et à établir les meilleures pratiques. Des conseils pour créer des documents de processus clairs et efficaces incluent l'utilisation d'un langage facilement compréhensible, en demandant à plusieurs parties d'examiner la documentation et de rédiger des documents détaillés et des feuilles de triche simplifiées.
De nombreuses entreprises créent une documentation de processus métier à des fins de formation. Cela signifie que de nombreuses personnes qui peuvent avoir des niveaux de compréhension très différents sont susceptibles de lire les documents. Afin d'assurer une efficacité maximale, les documents de processus devraient être facilement compréhensibles par quiconque est susceptible de les utiliser.
Les experts recommandent souvent d'écrire ces documents en utilisant un langage équivalent à un niveau de lecture de neuvième année. Les écrivains devraient également éviter d'utiliser le jargon technique ou de l'industrie. Lorsque des acronymes ou des termes de l'industrie doivent être utilisés, ils ShoulD être d'abord clairement défini. Il est également sage d'inclure une liste de définitions lors de la création de documents de processus métier.
Bien que la documentation des processus métier soit souvent complétée par une personne qualifiée pour développer de tels documents, il est important de faire en sorte que d'autres examinent les documents avant qu'ils ne soient utilisés. Si la personne qui écrit la documentation n'est pas un expert du processus documenté, un tel expert devrait effectuer une revue afin de s'assurer que le contenu est techniquement correct. Les documents doivent également être examinés par au moins une personne qui ne connaissait pas complètement le processus afin que toutes les instructions ou étapes manquantes ne puissent être identifiées.
Les documents détaillés sont une partie essentielle de la documentation des processus métier. Les documents expliquent toutes les étapes impliquées dans un processus et peuvent également fournir des informations supplémentaires, telles que le logiciel exigéles éléments, les restrictions légales et les coordonnées pour diverses étapes. Bien que les documents soient essentiels à une explication complète du processus, ils peuvent être trop longs ou encombrants pour être utilisables quotidiennement.
Une solution à ce problème consiste à créer une feuille de triche qui ne traite que les étapes les plus critiques et sert de rappel une fois que la documentation entière du processus a été lue. Ces feuilles de triche devraient fournir un moyen facile de trouver des informations de base sur chaque étape. Il peut être judicieux de fournir la page ou le numéro de chapitre où les informations peuvent être trouvées dans la documentation complète afin que le lecteur ait une référence s'il a besoin de détails supplémentaires. Ces feuilles sont souvent présentées comme des graphiques de débit ou des contours.