¿Cuáles son los mejores consejos para la etiqueta de la llamada de conferencia?
Una llamada de conferencia puede ser un poco más difícil de ejecutar que una reunión típica en una sala de conferencias; No hay interacciones cara a cara, no hay señales visuales para leer y no hay forma de saber quién está hablando más que reconocimiento de voz. Al participar en una conferencia telefónica, por lo tanto, es necesario ejercer una etiqueta adecuada de la llamada de conferencia, que implica todo, desde donde se sienta al tomar la llamada a cómo dirigirse a otros participantes en la llamada. Prestar mucha atención a la etiqueta adecuada de las llamadas de conferencia puede ayudar a la persona que llama a evitar los pasos en falso vergonzosos y, en su lugar, ayudar a ejecutar una reunión fluida y efectiva.
El organizador de la llamada debe comenzar la reunión a tiempo y con presentaciones en todo momento. La etiqueta de la llamada de conferencia dicta que cada persona en la llamada debe ser reconocida e introducida para que todos los participantes estén familiarizados entre sí y puedan escucharnos. Puede ser útil enviar un correo electrónico o circular de otra manera una agenda de reuniones a todos los participantes con TÉl nombra a todos en la llamada. La reunión debe comenzar a tiempo. Una conferencia telefónica, en otras palabras, debe ejecutarse tan profesionalmente como una reunión cara a cara, y los organizadores deberían estar tan bien preparados como serían en persona.
adherirse a la etiqueta de las llamadas de conferencia con respecto al ruido de fondo es quizás el aspecto más importante de la llamada en sí. Uno debe evitar hablar por un teléfono celular, ya que la recepción puede causar un problema de claridad y retomar los ruidos de fondo que distraen. Cada persona que llama debe participar en la llamada desde una habitación tranquila con poca o ninguna distracción. Si recibe la llamada en casa, uno debe asegurarse de que no sea interrumpido por miembros de la familia, mascotas u otras interacciones y ruidos de distracción. Tales ruidos pueden distraer a todos los participantes y evitar que la reunión progrese. Evite crear ruidos innecesarios también, como tocar un lápiz, masticarG en la comida, o moverse en sillas fuertes.
Dado que nadie en la conferencia telefónica se verá, la etiqueta de la llamada de conferencia dicta que cada orador se identifica antes de hablar. Esto evita la confusión entre el grupo de personas que llaman y le permite a cada participante tomar notas precisas sobre lo que se dijo y por quién. Una voz aleatoria que habla sin identificación puede ser inquietante y confuso para otros oradores, e identificarse en una conferencia telefónica es similar a hacer contacto visual durante una reunión cara a cara.