Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety połączenia konferencyjnego?
Połączenie konferencyjne może być nieco trudniejsze do wykonania niż typowe spotkanie w sali konferencyjnej; nie ma żadnych interakcji twarzą w twarz, żadnych wizualnych wskazówek do czytania i nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, kto mówi inaczej niż rozpoznawanie głosu. Uczestnicząc w połączeniu konferencyjnym, należy zatem zachować odpowiednią etykietę połączenia konferencyjnego, która obejmuje wszystko, od miejsca, w którym siedzi się podczas odbierania połączenia, po sposób zwracania się do innych uczestników połączenia. Zwrócenie szczególnej uwagi na właściwą etykietę połączenia konferencyjnego może pomóc rozmówcy uniknąć kłopotliwych pomyłek, a zamiast tego pomóc w sprawnym i efektywnym spotkaniu.
Organizator połączenia powinien rozpocząć spotkanie na czas i przedstawić je na okrągło. Etykieta połączenia konferencyjnego nakazuje, aby każda osoba biorąca udział w rozmowie była rozpoznawana i wprowadzana, aby wszyscy uczestnicy znali się i mogli się słyszeć. Pomocne może być wysłanie e-maila lub w inny sposób rozesłanie planu spotkania do wszystkich uczestników z nazwiskami wszystkich uczestników rozmowy. Spotkanie powinno rozpocząć się na czas. Innymi słowy, połączenie konferencyjne powinno być prowadzone równie profesjonalnie, jak spotkanie bezpośrednie, a organizatorzy powinni być tak samo dobrze przygotowani, jak byliby osobiście.
Przestrzeganie etykiety połączenia konferencyjnego w odniesieniu do szumu tła jest być może najważniejszym aspektem samego połączenia. Należy unikać rozmowy przez telefon komórkowy, ponieważ odbiór może powodować problemy z klarownością i odbierać odgłosy w tle. Każdy dzwoniący powinien uczestniczyć w rozmowie z cichego pokoju bez zakłóceń lub bez zakłóceń. Odbierając połączenie w domu, należy upewnić się, że nie będą mu przeszkadzać członkowie rodziny, zwierzęta ani inne rozpraszające interakcje i dźwięki. Takie odgłosy mogą odwrócić uwagę wszystkich uczestników i uniemożliwić kontynuowanie spotkania. Unikaj także generowania niepotrzebnych dźwięków, takich jak stukanie ołówkiem, żucie jedzenia lub poruszanie się na głośnych krzesłach.
Ponieważ nikt w trakcie połączenia konferencyjnego się nie zobaczy, etykieta połączenia konferencyjnego nakazuje, aby każdy mówca przedstawił się przed mówieniem. Pozwala to uniknąć nieporozumień między grupą dzwoniących i pozwala każdemu uczestnikowi robić dokładne notatki na temat tego, co zostało powiedziane i przez kogo. Losowy głos bez identyfikacji może być niepokojący i mylący dla innych mówców, a identyfikowanie się podczas połączenia konferencyjnego przypomina kontakt wzrokowy podczas spotkania twarzą w twarz.