Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety połączeń konferencyjnych?

Zwołanie konferencyjne może być nieco trudniejsze do wykonania niż typowe spotkanie w sali konferencyjnej; Nie ma bezpośredniego interakcji, nie ma wizualnych wskazówek do przeczytania i nie ma sposobu, aby wiedzieć, kto mówi poza rozpoznawaniem głosu. Uczestnicząc w rozmowie konferencyjnej, konieczne jest zatem skorzystanie z odpowiedniej etykiety połączeń konferencyjnych, która obejmuje wszystko, od czego siedzi się podczas rozmowy, aby zwrócić się do innych uczestników podczas rozmowy. Zwracanie szczególnej uwagi na odpowiednią etykietę połączeń konferencyjnych może pomóc dzwoniącemu uniknąć zawstydzających błędów i zamiast tego pomóc w przeprowadzeniu płynnego, skutecznego spotkania.

Organizator połączenia powinien rozpocząć spotkanie na czas i z wprowadzeniami dookoła. Etykieta połączeń konferencyjnych nakazuje, aby każda osoba na wezwaniu powinna zostać rozpoznana i wprowadzona, aby wszyscy uczestnicy znali się nawzajem i mogli się słyszeć. Pomocne może być e-mailem lub w inny sposób rozpowszechniać program spotkania dla wszystkich uczestników z TOn wymienia wszystkich na wezwanie. Spotkanie powinno rozpocząć się na czas. Innymi słowy, połączenie konferencyjne powinno być prowadzone tak samo profesjonalnie jak spotkanie twarzą w twarz, a organizatorzy powinni być tak samo przygotowani, jak osobiście.

Przestrzeganie etykiety połączeń konferencyjnych dotyczących hałasu w tle jest być może najważniejszym aspektem samego wezwania. Należy unikać rozmowy na telefonie komórkowym, ponieważ odbiór może powodować problem z jasnością i podnieść rozpraszające dźwięki w tle. Każdy dzwoniący powinien uczestniczyć w rozmowie z cichego pokoju z niewielkimi lub żadnymi rozproszeniami. Jeśli odbędzie się w domu, należy upewnić się, że nie zostanie on przerwany przez członków rodziny, zwierząt domowych lub innych rozpraszających interakcji i dźwięków. Takie dźwięki mogą odwrócić uwagę wszystkich uczestników i powstrzymać spotkanie przed postępem. Unikaj również tworzenia niepotrzebnych dźwięków, takich jak stuknięcie ołówka, Chewing na jedzenie lub poruszanie się na głośnych krzesłach.

Ponieważ nikt na rozmowie konferencyjnej nie widzi się nawzajem, etykieta połączeń konferencyjnych dyktuje, że każdy mówca identyfikuje się przed mówieniem. Unika to zamieszania między grupą dzwoniących i pozwala każdemu uczestnikowi robić dokładne notatki na temat tego, co zostało powiedziane i przez kogo. Losowy głos mówienia bez identyfikacji może być niepokojący i mylący dla innych mówców, a identyfikacja się podczas połączenia konferencyjnego jest podobne do nawiązania kontaktu wzrokowego podczas spotkania twarzą w twarz.