Quais são as melhores dicas para etiqueta na teleconferência?

Uma chamada em conferência pode ser um pouco mais difícil de executar do que uma reunião típica em uma sala de conferências; não há interações cara a cara, não há pistas visuais para ler e não há como saber quem está falando além do reconhecimento de voz. Ao participar de uma chamada em conferência, é necessário, portanto, exercer uma etiqueta de chamada em conferência adequada, que envolve tudo, desde o local em que alguém está sentado ao atender a chamada, como abordar outros participantes na chamada. Prestar muita atenção à etiqueta adequada da chamada em conferência pode ajudar o chamador a evitar erros embaraçosos e, em vez disso, ajudar a realizar uma reunião suave e eficaz.

O organizador da chamada deve iniciar a reunião a tempo e com as apresentações ao redor. A etiqueta da chamada em conferência determina que cada pessoa na chamada seja reconhecida e introduzida para que todos os participantes estejam familiarizados e possam ouvir um ao outro. Pode ser útil enviar por e-mail ou distribuir uma agenda de reunião a todos os participantes com os nomes de todos na chamada. A reunião deve começar na hora. Uma teleconferência, em outras palavras, deve ser realizada tão profissionalmente quanto uma reunião presencial, e os organizadores devem estar tão bem preparados quanto em pessoa.

A adesão à etiqueta da chamada em conferência com relação ao ruído de fundo é talvez o aspecto mais importante da própria chamada. Deve-se evitar falar ao telefone celular, pois a recepção pode causar um problema de clareza e captar os ruídos de fundo perturbadores. Cada chamador deve participar da chamada em uma sala silenciosa com pouca ou nenhuma distração. Se atender a ligação em casa, deve-se garantir que ele ou ela não sejam interrompidos por familiares, animais de estimação ou outras interações e ruídos perturbadores. Esses ruídos podem distrair todos os participantes e impedir que a reunião progrida. Evite criar ruídos desnecessários, como bater em um lápis, mastigar comida ou se movimentar em cadeiras altas.

Como ninguém na teleconferência se verá, a etiqueta da teleconferência determina que cada palestrante se identifique antes de falar. Isso evita confusão entre o grupo de chamadores e permite que cada participante tome notas precisas sobre o que foi dito e por quem. Uma voz aleatória sem identificação pode ser perturbadora e confusa para outros oradores, e se identificar em uma teleconferência é semelhante a fazer contato visual durante uma reunião presencial.