Vad är de bästa tipsna för etikett för konferenssamtal?

Ett konferenssamtal kan vara något svårare att utföra än ett typiskt möte i ett konferensrum; Det finns inga interaktioner ansikte mot ansikte, inga visuella signaler att läsa och inget sätt att veta vem som talar annat än röstigenkänning. När man deltar i ett konferenssamtal är det därför nödvändigt att utöva korrekt etikett för konferenssamtal, vilket innebär allt från var man sitter när man tar samtalet till hur man adresserar andra deltagare i samtalet. Att vara uppmärksam på korrekt etikett för konferenssamtal kan hjälpa den som ringer att undvika pinsamma misstappar och istället hjälpa till att genomföra ett smidigt och effektivt möte.

Arrangören av samtalet bör starta mötet i tid och med introduktioner hela tiden. Etikett för konferenssamtal dikterar att varje person på samtalet ska känna igen och introduceras så att alla deltagare är bekanta med varandra och kan höra varandra. Det kan vara till hjälp att e-post eller på annat sätt sprida en mötesagenda till alla deltagare med namnen på alla på samtalet. Mötet bör börja i tid. Ett konferenssamtal, med andra ord, bör köras lika professionellt som ett möte ansikte mot ansikte, och arrangörerna bör vara lika väl förberedda som de skulle vara personligen.

Att hålla sig till etiketten för konferenssamtal beträffande bakgrundsljud är kanske den viktigaste aspekten av själva samtalet. Man bör undvika att prata i en mobiltelefon, eftersom mottagningen kan orsaka ett tydlighetsproblem och hämta på distraherande bakgrundsljud. Varje uppringare ska delta i samtalet från ett tyst rum med små eller inga distraktioner. Om du tar samtalet hemma, bör man se till att han eller hon inte blir avbruten av familjemedlemmar, husdjur eller andra distraherande interaktioner och ljud. Sådana ljud kan distrahera alla deltagare och förhindra att mötet fortskrider. Undvik också att skapa onödiga ljud, som att knacka på en blyertspenna, tugga på mat eller röra sig i höga stolar.

Eftersom ingen på konferenssamtalet ser varandra, dikterar konferenssamtaletiketten att varje talare identifierar sig innan de pratar. Detta undviker förvirring bland gruppen som ringer och gör att varje deltagare kan göra exakta anteckningar om vad som sades och av vem. Ett slumpmässigt rösttal utan identifiering kan vara oroande och förvirrande för andra talare, och att identifiera sig själv på ett konferenssamtal är liknar en kontakt med ögonen under ett möte ansikte mot ansikte.