Hva er de beste tipsene for konferansesamtale?
En konferansesamtale kan være litt vanskeligere å gjennomføre enn et typisk møte i et konferanserom; det er ingen interaksjoner ansikt til ansikt, ingen visuelle signaler å lese og ingen måte å vite hvem som snakker annet enn stemmegjenkjenning. Når du deltar i en konferansesamtale, er det derfor nødvendig å utøve riktig etikett for konferansesamtaler, som involverer alt fra der man sitter når man tar samtalen til hvordan man kan adressere andre deltakere på samtalen. Hvis du følger nøye med riktig etikett for konferansesamtaler, kan det hjelpe den som ringer å unngå pinlige feilopplevelser og i stedet bidra til å gjennomføre et jevnt, effektivt møte.
Arrangøren av samtalen bør starte møtet i tide og med introduksjoner hele veien rundt. Etikette for konferansesamtaler dikterer at hver person på samtalen skal bli gjenkjent og introdusert, slik at alle deltakere er kjent med hverandre og kan høre hverandre. Det kan være nyttig å sende e-post eller på annen måte distribuere en møteagenda til alle deltakere med navnene på alle på samtalen. Møtet bør starte på tid. En konferansesamtale, med andre ord, bør drives like profesjonelt som et møte ansikt til ansikt, og arrangørene skal være like godt forberedt som de ville være personlig.
Å overholde etiketten til konferansesamtaler angående bakgrunnsstøy er kanskje det viktigste aspektet av selve samtalen. Man bør unngå å snakke i en mobiltelefon, da mottaket kan forårsake et klarhetsproblem og plukke opp på distraherende bakgrunnslyder. Hver innringer skal delta i samtalen fra et stille rom med lite eller ingen distraksjoner. Hvis du tar samtalen hjemme, bør man sørge for at han eller hun ikke blir avbrutt av familiemedlemmer, kjæledyr eller andre distraherende samspill og lyder. Slike støy kan distrahere alle deltakere og forhindre at møtet går videre. Unngå å skape unødvendige lyder også, for eksempel å tappe på en blyant, tygge på mat eller bevege deg rundt i høye stoler.
Siden ingen på konferansesamtalen vil se hverandre, dikterer etiketten for konferansesamtaler at hver foredragsholder identifiserer seg før han snakker. Dette unngår forvirring blant gruppen av innringere og lar hver deltaker ta nøyaktige notater om hva som ble sagt og av hvem. En tilfeldig stemme som snakker uten identifikasjon kan være foruroligende og forvirrende for andre høyttalere, og det å identifisere seg selv på en konferansesamtale tilsvarer å få øyekontakt under et møte ansikt til ansikt.