Jaké jsou nejlepší tipy pro etiketu konferenčního hovoru?

Provedení konferenčního hovoru může být o něco obtížnější než typické setkání v konferenční místnosti; neexistují žádné osobní interakce, žádné vizuální narážky, které by bylo možné číst, a neexistuje způsob, jak zjistit, kdo mluví jinak, než rozpoznávání hlasu. Při účasti na konferenčním hovoru je proto nutné uplatnit řádnou etiketu konferenčního hovoru, která zahrnuje vše od místa, kde člověk sedí při přijímání hovoru, až po oslovení ostatních účastníků hovoru. Věnovat zvýšenou pozornost etiketě správného konferenčního hovoru může pomoci volajícímu, aby se vyhnul trapným nezdarům, a místo toho pomůže vést hladké a efektivní setkání.

Pořadatel výzvy by měl zahájit schůzku včas a představit se všude kolem. Etiketa konferenčního hovoru stanoví, že každá osoba, která je účastníkem hovoru, by měla být rozpoznána a představena, aby se všichni účastníci navzájem znali a mohli se navzájem slyšet. Může být užitečné e-mailem nebo jiným způsobem rozeslat agendu schůzky všem účastníkům se jmény všech účastníků hovoru. Setkání by mělo začít včas. Jinými slovy by konferenční hovor měl být pořádán stejně profesionálně jako osobní setkání a organizátoři by měli být stejně dobře připraveni, jako by byli osobně.

Dodržování etikety konferenčního hovoru týkající se šumu v pozadí je snad nejdůležitějším aspektem samotného hovoru. Člověk by se měl vyhýbat mluvení na mobilním telefonu, protože příjem může způsobit problém s jasností a zachytit rušivé zvuky v pozadí. Každý volající by se měl účastnit hovoru z tiché místnosti s malým nebo žádným rozptýlením. Pokud telefonujete doma, měli byste se ujistit, že jej nepřeruší členové rodiny, domácí mazlíčci ani jiné rušivé interakce a zvuky. Takové zvuky mohou odvrátit pozornost všech účastníků a zabránit tomu, aby jednání pokračovalo. Vyvarujte se také zbytečných zvuků, jako je klepání tužkou, žvýkání jídla nebo pohybování se v hlasitých židlích.

Protože nikdo na konferenčním hovoru se neuvidí, etiketa konferenčního hovoru diktuje, že se každý mluvčí identifikuje před mluvením. Tím se zamezí záměně mezi skupinou volajících a umožňuje každému účastníkovi činit přesné poznámky o tom, co bylo řečeno a kým. Náhodné hlasové mluvení bez identifikace může být znepokojující a matoucí pro ostatní reproduktory a identifikace sebe sama na konferenčním hovoru je podobná očnímu kontaktu během setkání tváří v tvář.