Was sind die besten Tipps für die Etikette bei Telefonkonferenzen?
Eine Telefonkonferenz kann etwas schwieriger durchzuführen sein als eine typische Besprechung in einem Konferenzraum. Es gibt keine direkten Interaktionen, keine visuellen Hinweise zum Lesen und keine Möglichkeit zu wissen, wer spricht, außer der Spracherkennung. Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, ist es daher erforderlich, eine ordnungsgemäße Telefonkonferenz-Etikette einzuhalten, die alles umfasst, von der Sitzposition bis zur Ansprache anderer Teilnehmer. Wenn der Anrufer die richtige Etikette für Konferenzgespräche genau beachtet, kann dies helfen, peinliche Fehltritte zu vermeiden und stattdessen ein reibungsloses und effektives Meeting zu führen.
Der Organisator des Anrufs sollte die Besprechung pünktlich und mit herumliegenden Einführungen beginnen. Die Etikette für Konferenzgespräche schreibt vor, dass jede Person, die an dem Anruf teilnimmt, erkannt und vorgestellt werden muss, damit alle Teilnehmer miteinander vertraut sind und sich gegenseitig hören können. Es kann hilfreich sein, allen Teilnehmern eine E-Mail mit den Namen aller Teilnehmer des Anrufs zu senden oder anderweitig eine Tagesordnung mitzuteilen. Das Treffen sollte pünktlich beginnen. Mit anderen Worten, eine Telefonkonferenz sollte genauso professionell durchgeführt werden wie ein persönliches Treffen, und die Organisatoren sollten genauso gut vorbereitet sein wie persönlich.
Die Einhaltung der Konferenzanruf-Etikette in Bezug auf Hintergrundgeräusche ist möglicherweise der wichtigste Aspekt des Anrufs. Man sollte es vermeiden, mit einem Handy zu telefonieren, da der Empfang zu Klarheitsproblemen führen und störende Hintergrundgeräusche wahrnehmen kann. Jeder Anrufer sollte aus einem ruhigen Raum mit geringen oder keinen Ablenkungen an dem Anruf teilnehmen. Wenn Sie den Anruf zu Hause annehmen, sollten Sie sicherstellen, dass er nicht von Familienmitgliedern, Haustieren oder anderen störenden Interaktionen und Geräuschen unterbrochen wird. Solche Geräusche können alle Teilnehmer ablenken und das Fortschreiten des Meetings verhindern. Vermeiden Sie es, unnötige Geräusche zu erzeugen, z. B. einen Bleistift anzutippen, Lebensmittel zu kauen oder sich in lauten Stühlen zu bewegen.
Da sich niemand in der Telefonkonferenz sieht, schreibt die Etikette für Telefonkonferenzen vor, dass sich jeder Sprecher vor dem Sprechen ausweist. Dies vermeidet Verwechslungen zwischen den Anrufergruppen und ermöglicht es jedem Teilnehmer, genaue Notizen darüber zu machen, was von wem gesagt wurde. Eine zufällige Stimme, die ohne Identifikation spricht, kann für andere Sprecher verstörend und verwirrend sein, und die Identifikation bei einer Telefonkonferenz ist mit Blickkontakt während eines persönlichen Meetings vergleichbar.