¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de activos fijos?
El seguimiento de activos fijos es un proceso utilizado por empresas y organizaciones para controlar todos los activos a largo plazo o fijos. Las empresas utilizan el seguimiento de activos fijos como parte de su proceso contable y para la prevención de robos, propósitos de depreciación y control de inventario. Intentar hacer un mejor seguimiento de los activos fijos significa identificar esos activos, determinar qué sistema usar para rastrearlos y mantener actualizada la información de los activos en el sistema de seguimiento en todo momento. Asegurarse de que todos los empleados de una empresa estén familiarizados con el sistema también puede garantizar que la información sobre los activos fijos se mantenga actualizada.
Identificar todo lo que requiere el seguimiento de activos fijos puede ser el primer desafío. Quizás la forma más fácil de hacerlo es comenzar a rastrear todos los activos a medida que ingresan a la empresa, comenzando con el primer día de actividad, si no antes. Se recomienda agregar la información de un nuevo activo fijo a un sistema de seguimiento antes de que el activo deje las manos del comprador. Esto asegura que un activo no desaparezca antes de que su presencia haya sido reconocida.
El seguimiento de activos fijos también implica elegir un sistema para el seguimiento, ya sea un simple programa de computadora, un sistema de código de barras o un sistema de etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID). Dichos sistemas pueden simplificar el seguimiento de activos fijos estableciendo un cronograma de depreciación y produciendo informes e información necesarios para los procesos contables. El mejor sistema de seguimiento para una empresa en particular será uno diseñado para manejar la cantidad de activos fijos que se está rastreando, ya sea una gran cantidad o una pequeña.
Una clave para el seguimiento exitoso de los activos fijos es mantener actualizada la información sobre los activos. Por ejemplo, si un camión aparece como un activo de la compañía pero se suma a un accidente automovilístico, ya no es un activo. Debe eliminarse del sistema de seguimiento. De lo contrario, el vehículo podría seguir contando como un activo imponible. Si la empresa es lo suficientemente grande y la comunicación se rompe, la falta de información de seguimiento actualizada podría generar otros problemas si, por ejemplo, un empleado cree que podrá utilizar el vehículo de la empresa para un viaje relacionado con el trabajo, sin saber que ya no está disponible.
Una manera fácil de asegurarse de que el seguimiento de activos fijos sea óptimo es involucrar a los empleados de la compañía. Si un empleado va a usar un activo de la compañía, asegúrese de que no pueda tomarlo sin verificarlo oficialmente en su nombre. Establezca las consecuencias por no registrar oficialmente el activo cuando haya terminado con él, y enfatice la importancia de señalar cualquier problema con el activo tan pronto como se note. De lo contrario, el sistema de seguimiento podría reflejar de manera inexacta quién tuvo el automóvil por última vez y dónde estaba, y eso frustra un propósito significativo de los esfuerzos de seguimiento de activos fijos.