¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de activos fijos?
El seguimiento de activos fijos es un proceso utilizado por las empresas y organizaciones para vigilar todos los activos a largo plazo o fijos. Las empresas utilizan el seguimiento de activos fijos como parte de su proceso de contabilidad y para la prevención del robo, fines de depreciación y control de inventario. Intentar realizar un seguimiento mejor de los activos fijos significa identificar esos activos, determinar qué sistema usar en el seguimiento y mantener actualizado la información de los activos en el sistema de seguimiento en todo momento. Asegurarse de que todos los empleados dentro de una empresa estén familiarizados con el sistema también puede garantizar que la información sobre los activos fijos permanezca actualizado.
Identificar todo lo que requiere un seguimiento de activos fijos puede ser el primer desafío. Quizás la forma más fácil de hacer esto es comenzar a rastrear todos los activos a medida que entran en la empresa, comenzando con el día 1 de los negocios, si no antes. Se recomienda agregar una nueva información de activo fijo a un sistema de seguimiento antes de que el activo deje las manos del comprador. Esto asegura que un activo no’T desaparecer antes de que su presencia haya sido reconocida.
El seguimiento de activos fijos también implica elegir un sistema para usar para el seguimiento, ya sea un programa de software de computadora simple, un sistema de código de barras o un sistema de etiqueta de identificación de radiofrecuencia (RFID). Dichos sistemas pueden simplificar el seguimiento de activos fijos configurando un cronograma de depreciación y produciendo informes e información necesarios para los procesos de contabilidad. El mejor sistema de seguimiento para una compañía en particular será uno diseñado para manejar la cantidad de activos fijos que se están rastreando, ya sea una gran cantidad o pequeña.
Una clave para el seguimiento exitoso de activos fijos es mantener actualizado la información sobre los activos. Por ejemplo, si un camión figura como un activo de la empresa pero se totaliza en un accidente automovilístico, ya no es un activo. Debe eliminarse del sistema de seguimiento. No hacerlo podría llevar al vehículo que continúa siendo contado como una Tactivo axable. Si la compañía es lo suficientemente grande y la comunicación se rompe, la falta de información de seguimiento actualizado podría conducir a otros problemas si, por ejemplo, un empleado cree que podrá usar el vehículo de la compañía para un viaje relacionado con el trabajo, sin saber que ya no está disponible.
Una manera fácil de asegurarse de que el seguimiento de activos fijos sea en su mejor momento es involucrar a los empleados de la compañía. Si un empleado va a usar un activo de la empresa, asegúrese de que no pueda tomarlo sin verlo oficialmente a su nombre. Establezca consecuencias para no verificar oficialmente el activo cuando se haga con él, y enfatice la importancia de señalar cualquier problema con el activo tan pronto como se noten. De lo contrario, el sistema de seguimiento podría reflejar de manera inexacta quién tenía el automóvil y dónde estaba, y eso derrota un propósito significativo de los esfuerzos de seguimiento de activos fijos.