Jaké jsou nejlepší tipy pro sledování majetku?

Sledování stálých aktiv je proces používaný podniky a organizacemi k udržování přehledů o všech dlouhodobých nebo fixních aktivech. Společnosti používají sledování dlouhodobých aktiv jako součást svého účetního procesu a pro prevenci krádeží, odpisování a kontrolu zásob. Snažit se co nejlépe sledovat dlouhodobá aktiva znamená identifikovat tato aktiva, určit, jaký systém použít při jejich sledování, a udržovat informace o majetku v sledovacím systému vždy aktuální. Zajištění toho, aby všichni zaměstnanci společnosti byli obeznámeni se systémem, může také zajistit, aby informace o dlouhodobém majetku zůstaly aktuální.

První výzvou může být identifikace všeho, co vyžaduje sledování majetku. Snad nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je začít sledovat veškerá aktiva, jak přicházejí do společnosti, počínaje 1. dnem podnikání, pokud ne dříve. Doporučuje se přidat informace o novém dlouhodobém majetku do sledovacího systému dříve, než aktivum opustí ruce kupujícího. Tím je zajištěno, že aktivum nezmizí dříve, než bude jeho přítomnost potvrzena.

Sledování stálých aktiv také zahrnuje výběr systému, který se použije ke sledování, ať už jde o jednoduchý počítačový softwarový program, systém čárových kódů nebo systém štítků s radiofrekvenční identifikací (RFID). Takové systémy mohou zjednodušit sledování dlouhodobých aktiv stanovením plánu odpisů a vytvářením zpráv a informací potřebných pro účetní procesy. Nejlepší sledovací systém pro konkrétní společnost bude takový, který bude zpracovávat množství sledovaného dlouhodobého majetku, ať už velkého nebo malého množství.

Jedním z klíčů k úspěšnému sledování dlouhodobého majetku je udržování aktuálních informací o majetku. Například, pokud je kamion uveden jako firemní aktivum, ale je součtem při autonehodě, nejedná se o aktivum. Měl by být odstraněn ze sledovacího systému. Pokud tak neučiníte, může to vést k tomu, že vozidlo bude nadále považováno za zdanitelné aktivum. Pokud je společnost dostatečně velká a dojde k poruše komunikace, může nedostatek aktuálních informací o sledování vést k dalším problémům, pokud si například zaměstnanec myslí, že bude schopen použít služební vozidlo pro pracovní cestu, nevědí, že již není k dispozici.

Snadným způsobem, jak se ujistit, že sledování majetku je nejlepší, je zapojení zaměstnanců společnosti. Pokud zaměstnanec hodlá použít firemní aktivum, ujistěte se, že to nemůže vzít, aniž by to úředně zkontroloval ve svém jménu. Stanovte důsledky pro to, že se aktivum neprovede oficiální kontrola, a zdůrazněte, že je důležité upozornit na jakékoli problémy s aktivem, jakmile jsou zaznamenány. V opačném případě by sledovací systém mohl nepřesně odrážet, kdo naposledy měl vůz a kde to bylo, a který překonává významný účel úsilí o sledování majetku.