Was sind die besten Tipps für die Nachverfolgung von Anlagevermögen?
Die Nachverfolgung von Anlagevermögen ist ein Prozess, mit dem Unternehmen und Organisationen alle langfristigen oder Anlagevermögen im Auge behalten. Unternehmen verwenden die Nachverfolgung von Anlagevermögen als Teil ihres Rechnungslegungsprozesses und zur Verhinderung von Diebstahl, zu Abschreibungszwecken und zur Bestandskontrolle. Um den Überblick über das Anlagevermögen zu behalten, müssen Sie diese Anlagen identifizieren, das für die Nachverfolgung zu verwendende System festlegen und die Anlageninformationen im Nachverfolgungssystem jederzeit auf dem neuesten Stand halten. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem System vertraut sind, können Sie auch sicherstellen, dass die Informationen zum Anlagevermögen auf dem neuesten Stand bleiben.
Die erste Herausforderung kann es sein, alles zu identifizieren, was die Nachverfolgung von Anlagevermögen erfordert. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht möglicherweise darin, mit dem Verfolgen aller Assets zu beginnen, sobald sie im Unternehmen eingehen, und zwar ab dem ersten Geschäftstag, wenn nicht schon früher. Es wird empfohlen, die Informationen eines neuen Anlagevermögens einem Verfolgungssystem hinzuzufügen, bevor das Anlagevermögen die Hände des Käufers verlässt. Dies stellt sicher, dass ein Asset nicht verschwindet, bevor sein Vorhandensein überhaupt bestätigt wurde.
Die Nachverfolgung von Anlagevermögen umfasst auch die Auswahl eines Systems für die Nachverfolgung, unabhängig davon, ob es sich um ein einfaches Computersoftwareprogramm, ein Barcodesystem oder ein RFID-Tag-System (Radio Frequency Identification) handelt. Solche Systeme können die Nachverfolgung von Anlagevermögen vereinfachen, indem sie einen Abschreibungsplan aufstellen und Berichte und Informationen erstellen, die für die Rechnungslegungsprozesse erforderlich sind. Das beste Nachverfolgungssystem für ein bestimmtes Unternehmen ist ein System, mit dem die Menge des nachverfolgten Anlagevermögens verwaltet werden kann, unabhängig davon, ob es sich um eine große oder eine kleine Menge handelt.
Ein Schlüssel für eine erfolgreiche Anlagenverfolgung ist die Aktualisierung der Informationen über Anlagen. Wenn ein LKW beispielsweise als Unternehmensanlage aufgeführt ist, aber bei einem Autounfall eine Summe ergibt, ist er keine Anlage mehr. Es sollte aus dem Tracking-System entfernt werden. Andernfalls könnte das Fahrzeug weiterhin als steuerpflichtiger Vermögenswert eingestuft werden. Wenn das Unternehmen groß genug ist und die Kommunikation zusammenbricht, kann der Mangel an aktuellen Verfolgungsinformationen zu anderen Problemen führen, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter glaubt, dass er das Firmenfahrzeug für eine Dienstreise verwenden kann. nicht bewusst, dass es nicht mehr verfügbar ist.
Ein einfacher Weg, um sicherzugehen, dass die Nachverfolgung von Anlagevermögen optimal ist, besteht darin, die Mitarbeiter des Unternehmens einzubeziehen. Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmens-Asset verwenden möchte, stellen Sie sicher, dass er es nicht entgegennehmen kann, ohne es offiziell in seinem Namen zu überprüfen. Stellen Sie fest, welche Konsequenzen es hat, wenn das Asset nicht offiziell eingecheckt wurde, und betonen Sie, wie wichtig es ist, auf Probleme mit dem Asset hinzuweisen, sobald sie bemerkt werden. Andernfalls könnte das Nachverfolgungssystem ungenau wiedergeben, wer das Auto zuletzt hatte und wo es sich befand, und dies würde einen wesentlichen Zweck der Nachverfolgung von Anlagevermögen zunichte machen.