Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia środków trwałych?
Śledzenie środków trwałych jest procesem stosowanym przez firmy i organizacje do śledzenia wszystkich długoterminowych lub stałych środków trwałych. Firmy korzystają ze śledzenia środków trwałych w ramach procesu księgowego oraz w celu zapobiegania kradzieży, amortyzacji i kontroli zapasów. Starając się jak najlepiej śledzić środki trwałe, należy zidentyfikować te środki, określić, jakiego systemu użyć do śledzenia ich i stale aktualizować informacje o środkach trwałych w systemie śledzenia. Upewnienie się, że wszyscy pracownicy w firmie znają system, może również zapewnić aktualność informacji o środkach trwałych.
Pierwszym wyzwaniem może być zidentyfikowanie wszystkiego, co wymaga śledzenia środków trwałych. Być może najłatwiejszym sposobem jest rozpoczęcie śledzenia wszystkich aktywów wchodzących do firmy, zaczynając od pierwszego dnia działalności, jeśli nie wcześniej. Zalecane jest dodanie informacji o nowym środku trwałym do systemu śledzenia, zanim środek ten opuści ręce kupującego. Dzięki temu zasób nie zniknie, zanim jego obecność zostanie potwierdzona.
Stałe śledzenie zasobów obejmuje również wybór systemu do śledzenia, czy to prostego programu komputerowego, systemu kodów kreskowych czy systemu znaczników identyfikacji radiowej (RFID). Takie systemy mogą uprościć śledzenie środków trwałych poprzez ustanowienie harmonogramu amortyzacji oraz tworzenie raportów i informacji niezbędnych do procesów księgowych. Najlepszym systemem śledzenia dla konkretnej firmy będzie system zaprojektowany do obsługi ilości śledzonych środków trwałych, zarówno dużych, jak i małych.
Kluczem do skutecznego śledzenia środków trwałych jest aktualizowanie informacji o środkach trwałych. Na przykład, jeśli ciężarówka znajduje się na liście aktywów firmy, ale jest sumowana w wypadku samochodowym, nie jest to już aktywa. Należy go usunąć z systemu śledzenia. Nieprzestrzeganie tego może prowadzić do tego, że pojazd nadal będzie zaliczany do aktywów podlegających opodatkowaniu. Jeśli firma jest wystarczająco duża, a komunikacja się psuje, brak aktualnych informacji o śledzeniu może prowadzić do innych problemów, jeśli na przykład pracownik myśli, że będzie mógł użyć pojazdu służbowego do podróży związanej z pracą, nie wie, że nie jest już dostępny.
Łatwym sposobem upewnienia się, że śledzenie środków trwałych jest najlepsze, jest zaangażowanie pracowników firmy. Jeśli pracownik zamierza skorzystać z aktywów firmy, upewnij się, że nie może go zabrać bez oficjalnego sprawdzenia go w swoim imieniu. Ustal konsekwencje braku oficjalnej ewidencji zasobu po zakończeniu go i podkreśl znaczenie wskazywania problemów z zasobem, gdy tylko zostaną zauważone. W przeciwnym razie system śledzenia może niedokładnie odzwierciedlać, kto ostatni miał samochód i gdzie był, i to przeczy znacznemu celowi działań związanych ze śledzeniem środków trwałych.