Quali sono i migliori consigli per il rilevamento dei cespiti?
Il tracciamento dei cespiti è un processo utilizzato da aziende e organizzazioni per tenere sotto controllo tutti i beni a lungo termine o fissi. Le aziende utilizzano il monitoraggio delle immobilizzazioni nell'ambito del loro processo contabile e per la prevenzione dei furti, l'ammortamento e il controllo dell'inventario. Cercare di tenere traccia al meglio delle immobilizzazioni significa identificare quelle risorse, determinare quale sistema utilizzare per rintracciarle e mantenere sempre aggiornate le informazioni sulle risorse nel sistema di localizzazione. Assicurare che tutti i dipendenti all'interno di un'azienda abbiano familiarità con il sistema può anche garantire che le informazioni sulle immobilizzazioni rimangano aggiornate.
Identificare tutto ciò che richiede il monitoraggio delle immobilizzazioni può essere la prima sfida. Forse il modo più semplice per farlo è iniziare a tracciare tutte le risorse man mano che entrano in azienda, a partire dal primo giorno di attività, se non prima. Si consiglia di aggiungere le informazioni di un nuovo cespite a un sistema di tracciamento prima che il cespite lasci le mani dell'acquirente. Ciò garantisce che un'attività non scompaia prima ancora che la sua presenza sia stata riconosciuta.
Il tracciamento dei cespiti comporta anche la scelta di un sistema da utilizzare per il tracciamento, che si tratti di un semplice programma software per computer, di un sistema di codici a barre o di un sistema di tag di identificazione a radiofrequenza (RFID). Tali sistemi possono semplificare il monitoraggio delle immobilizzazioni impostando un piano di ammortamento e producendo report e informazioni necessarie ai processi contabili. Il miglior sistema di tracciamento per una determinata azienda sarà quello progettato per gestire la quantità di immobilizzazioni da tracciare, sia essa una grande quantità o una piccola.
Una chiave per il successo del tracciamento delle immobilizzazioni è mantenere aggiornate le informazioni sulle attività. Ad esempio, se un camion è elencato come un bene aziendale ma viene sommato in un incidente d'auto, non è più un bene. Dovrebbe essere rimosso dal sistema di localizzazione. In caso contrario, il veicolo potrebbe continuare ad essere conteggiato come un'attività imponibile. Se la società è sufficientemente grande e le comunicazioni si interrompono, la mancanza di informazioni di tracciamento aggiornate potrebbe causare altri problemi se, ad esempio, un dipendente ritiene di essere in grado di utilizzare il veicolo aziendale per un viaggio di lavoro, ignaro del fatto che non è più disponibile.
Un modo semplice per essere sicuri che il monitoraggio delle immobilizzazioni sia il migliore è quello di coinvolgere i dipendenti dell'azienda. Se un dipendente utilizzerà un bene aziendale, assicurati che non possa prenderlo senza averlo verificato ufficialmente a suo nome. Stabilire le conseguenze per la mancata verifica ufficiale dell'asset una volta terminato, e sottolineare l'importanza di evidenziare eventuali problemi con l'asset non appena vengono notati. Altrimenti, il sistema di localizzazione potrebbe riflettere in modo impreciso chi aveva l'auto per l'ultima volta e dove si trovava, e ciò vanifica uno scopo significativo degli sforzi di localizzazione delle immobilizzazioni.