Quais são as melhores dicas para o rastreamento de ativos fixos?
O rastreamento de ativos fixos é um processo usado por empresas e organizações para acompanhar todos os ativos fixos ou de longo prazo. As empresas usam o rastreamento de ativos fixos como parte de seu processo contábil e para prevenção de roubos, fins de depreciação e controle de estoque. Tentar controlar melhor os ativos fixos significa identificá-los, determinar o sistema a ser usado para rastreá-los e manter as informações dos ativos no sistema de rastreio sempre atualizadas. Garantir que todos os funcionários de uma empresa estejam familiarizados com o sistema também pode garantir que as informações sobre ativos fixos permaneçam atualizadas.
Identificar tudo o que requer rastreamento de ativos fixos pode ser o primeiro desafio. Talvez a maneira mais fácil de fazer isso seja começar a rastrear todos os ativos que entram na empresa, começando no primeiro dia de negócios, se não antes. É recomendável adicionar informações de um novo ativo fixo a um sistema de rastreamento antes que o ativo saia das mãos do comprador. Isso garante que um ativo não desapareça antes mesmo de sua presença ser reconhecida.
O rastreamento de ativos fixos também envolve a escolha de um sistema para o rastreamento, seja um simples programa de software de computador, um sistema de código de barras ou um sistema de etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID). Esses sistemas podem simplificar o rastreamento de ativos fixos, configurando um cronograma de depreciação e produzindo relatórios e informações necessárias para os processos contábeis. O melhor sistema de rastreamento para uma empresa em particular será aquele projetado para lidar com a quantidade de ativos fixos sendo rastreados, seja uma quantidade grande ou pequena.
Uma chave para o rastreamento bem-sucedido de ativos fixos é manter as informações atualizadas. Por exemplo, se um caminhão é listado como um ativo da empresa, mas é totalizado em um acidente de automóvel, ele não é mais um ativo. Ele deve ser removido do sistema de rastreamento. Não fazer isso pode levar o veículo a continuar sendo contabilizado como um ativo tributável. Se a empresa for grande o suficiente e a comunicação falhar, a falta de informações de rastreamento atualizadas poderá levar a outros problemas se, por exemplo, um funcionário achar que poderá usar o veículo da empresa em uma viagem relacionada ao trabalho, inconsciente de que não está mais disponível.
Uma maneira fácil de garantir o melhor rastreamento de ativos fixos é envolver os funcionários da empresa. Se um funcionário usar um ativo da empresa, verifique se ele não pode pegá-lo sem verificar oficialmente em seu nome. Estabeleça conseqüências pela falha em fazer o check-in oficial do ativo quando terminar com ele e enfatize a importância de apontar quaisquer problemas com o ativo assim que eles forem notados. Caso contrário, o sistema de rastreamento pode refletir de maneira imprecisa quem teve o carro pela última vez e onde estava, e isso derrota um objetivo significativo dos esforços de rastreamento de ativos fixos.