Vilka är de bästa tips för fast tillgångsspårning?

Fasta tillgångsspårning är en process som används av företag och organisationer för att hålla koll på alla långsiktiga eller fasta tillgångar. Företag använder anläggningstillgångsspårning som en del av sin redovisningsprocess och för förebyggande av stöld, avskrivningsändamål och lagerkontroll. Att försöka bäst hålla reda på anläggningstillgångar innebär att identifiera dessa tillgångar, bestämma vilket system du ska använda för att spåra dem och hålla tillgångsinformation i spårningssystemet uppdaterat hela tiden. Att se till att alla anställda inom ett företag är bekanta med systemet kan också se till att information om anläggningstillgångar förblir aktuell.

Att identifiera allt som kräver fast tillgångsspårning kan vara den första utmaningen. Det kanske enklaste sättet att göra detta är att börja spåra alla tillgångar när de kommer in i företaget, börjar med dag 1 i affärer, om inte tidigare. Att lägga till en ny anläggningstillgångs information i ett spårningssystem innan tillgången lämnar köparens händer rekommenderas. Detta säkerställer att en tillgång gör inte'T försvinner innan dess närvaro till och med har erkänts.

Fasta tillgångsspårning innebär också att man väljer ett system att använda för spårningen, vare sig det är ett enkelt datorprogram, ett streckkodsystem eller en Radio Frequency Identification (RFID) TAG -system. Sådana system kan förenkla spårning av fast tillgång genom att inrätta ett avskrivningsschema och producera rapporter och information som krävs för redovisningsprocesser. Det bästa spårningssystemet för ett visst företag kommer att vara ett utformat för att hantera mängden anläggningstillgångar som spåras, vare sig en stor mängd eller liten.

En nyckel till framgångsrik fastighetsspårning är att hålla information om tillgångar uppdaterade. Till exempel, om en lastbil är listad som en företagstillgång men är totalt i en bilolycka, är det inte längre en tillgång. Det bör tas bort från spårningssystemet. Underlåtenhet att göra det kan leda till att fordonet fortsätter att räknas som en tAxable Asset. Om företaget är tillräckligt stort och kommunikationen bryts ned kan bristen på uppdaterad spårningsinformation leda till andra problem om till exempel en anställd tror att han kommer att kunna använda företagets fordon för en arbetsrelaterad resa, omedveten om att den inte längre är tillgänglig.

Ett enkelt sätt att vara säker på att fast tillgångsspårning är bäst är att involvera företagets anställda. Om en anställd ska använda en företagstillgång, se till att han eller hon inte kan ta den utan att officiellt kolla in det i sitt namn. Upprätta konsekvenser för att inte officiellt checka in tillgången när den görs med den och betonar vikten av att påpeka problem med tillgången så snart de märks. Annars kan spårningssystemet felaktigt återspegla vem som sist hade bilen och var den var, och det besegrar ett betydande syfte med fastighetsspårningsinsatser.