Vad är de bästa tipsna för fast spårning av tillgångar?

Fastighetsspårning är en process som används av företag och organisationer för att hålla koll på alla långsiktiga eller fasta tillgångar. Företag använder spårning av anläggningstillgångar som en del av sin redovisningsprocess och för att förebygga stöld, avskrivningar och lagerkontroll. Att bäst hålla reda på anläggningstillgångar innebär att identifiera dessa tillgångar, bestämma vilket system som ska användas för att spåra dem och hålla tillgångsinformation i spårningssystemet uppdaterat hela tiden. Att se till att alla anställda i ett företag känner till systemet kan också säkerställa att information om anläggningstillgångar förblir aktuell.

Att identifiera allt som kräver spårning av anläggningstillgångar kan vara den första utmaningen. Det kanske lättaste sättet att göra detta är att börja spåra alla tillgångar när de kommer in i företaget, börja med dag 1 av verksamheten, om inte tidigare. Det rekommenderas att lägga till information om en ny anläggningstillgång i ett spårningssystem innan tillgången lämnar köparens händer. Detta säkerställer att en tillgång inte försvinner innan dess närvaro till och med har bekräftats.

Spårning av anläggningstillgångar innebär också att man väljer ett system som ska användas för spårningen, oavsett om det är ett enkelt datorprogram, ett streckkodssystem eller ett RFID-taggsystem för radiofrekvensidentifiering. Sådana system kan förenkla spårning av anläggningstillgångar genom att sätta upp ett avskrivningsschema och producera rapporter och information som är nödvändig för redovisningsprocesser. Det bästa spårningssystemet för ett visst företag kommer att vara utformat för att hantera mängden anläggningstillgångar som spåras, vare sig det är en stor mängd eller liten.

En nyckel till framgångsrik spårning av anläggningstillgångar är att hålla information om tillgångar uppdaterad. Till exempel, om en lastbil är listad som en företagstillgång men sammanfattas i en bilolycka, är den inte längre en tillgång. Det bör tas bort från spårningssystemet. Underlåtenhet att göra detta kan leda till att fordonet fortsätter att räknas som en beskattningsbar tillgång. Om företaget är tillräckligt stort och kommunikationen går sönder kan bristen på aktuell spårningsinformation leda till andra problem om till exempel en anställd tror att han kommer att kunna använda företagets fordon för en arbetsrelaterad resa, medveten om att det inte längre är tillgängligt.

Ett enkelt sätt att vara säker på att spårning av anläggningstillgångar är som bäst är att involvera företagets anställda. Om en anställd kommer att använda en företags tillgång, se till att han eller hon inte kan ta den utan att officiellt kontrollera den i hans eller hennes namn. Upprätta konsekvenser för att inte officiellt kolla in tillgången när du är klar med den och betona vikten av att påpeka eventuella problem med tillgången så snart de märks. Annars kan spårningssystemet på ett felaktigt sätt spegla vem som senast hade bilen och var den var, och som besegrar ett betydande syfte med spårning av anläggningstillgångar.