Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des immobilisations?
Le suivi des immobilisations est un processus utilisé par les entreprises et les organisations pour garder un œil sur tous les actifs à long terme, ou fixes. Les entreprises utilisent le suivi des immobilisations dans le cadre de leur processus comptable, de prévention des vols, d’amortissement et de contrôle des stocks. Essayer de suivre au mieux les immobilisations signifie d’identifier ces actifs, de déterminer le système à utiliser pour les suivre et de maintenir les informations sur les actifs dans le système de suivi à jour en permanence. S'assurer que le système est familier à tous les employés d'une entreprise permet également de s'assurer que les informations sur les immobilisations restent à jour.
Identifier tout ce qui nécessite un suivi des immobilisations peut constituer le premier défi. Le moyen le plus simple de le faire est peut-être de commencer à suivre tous les actifs dès leur arrivée dans l'entreprise, à compter du premier jour des activités, voire avant. Il est recommandé d'ajouter les informations d'une nouvelle immobilisation à un système de suivi avant que l'actif ne quitte les mains de l'acheteur. Cela garantit qu'un actif ne disparaît pas avant même que sa présence ait été reconnue.
Le suivi des immobilisations implique également de choisir un système à utiliser pour le suivi, qu'il s'agisse d'un simple logiciel, d'un système de code à barres ou d'un système d'étiquette d'identification par radiofréquence (RFID). Ces systèmes peuvent simplifier le suivi des immobilisations en établissant un plan d’amortissement et en produisant des rapports et des informations nécessaires aux processus comptables. Le meilleur système de suivi pour une entreprise donnée sera celui conçu pour gérer le nombre d’actifs immobilisés faisant l’objet d’un suivi, qu’il s’agisse d’une quantité importante ou petite.
Une des clés du succès du suivi des immobilisations consiste à mettre à jour les informations sur les actifs. Par exemple, si un camion est répertorié comme un actif de la société mais est totalisé dans un accident de voiture, il ne s'agit plus d'un actif. Il devrait être retiré du système de suivi. Dans le cas contraire, le véhicule pourrait toujours être considéré comme un actif imposable. Si l'entreprise est suffisamment grande et que la communication est interrompue, le manque d'informations de suivi actualisées pourrait poser d'autres problèmes si, par exemple, un employé pensait qu'il serait capable d'utiliser le véhicule de l'entreprise pour un voyage professionnel, ignorant qu'il n'est plus disponible.
Un moyen simple de s'assurer que le suivi des immobilisations est optimal consiste à impliquer les employés de l'entreprise. Si un employé doit utiliser un actif de l'entreprise, assurez-vous qu'il ne peut pas le prendre sans le vérifier officiellement à son nom. Établissez les conséquences en cas d'échec de l'enregistrement officiel de l'actif lorsque vous avez terminé, et insistez sur l'importance de signaler tout problème avec l'actif dès qu'il est détecté. Dans le cas contraire, le système de suivi pourrait indiquer de manière erronée qui a eu la voiture en dernier lieu et où il se trouvait, ce qui va à l’encontre d’un objectif important des efforts de suivi des immobilisations.