Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des actifs fixes?
Le suivi des immobilisations est un processus utilisé par les entreprises et les organisations pour garder un œil sur tous les actifs à long terme ou fixes. Les entreprises utilisent le suivi des actifs fixes dans le cadre de leur processus comptable et pour la prévention du vol, les objectifs d'amortissement et le contrôle des stocks. Essayer de garder au mieux la trace des immobilisations signifie identifier ces actifs, déterminer quel système utiliser pour les suivre et garder à jour les informations d'actifs dans le système de suivi. S'assurer que tous les employés d'une entreprise connaissent également le système peuvent également garantir que les informations sur les immobilisations restent à jour.
L'identification de tout ce qui nécessite un suivi des immobilisations peut être le premier défi. Peut-être que la façon la plus simple de le faire est de commencer à suivre tous les actifs à mesure qu'ils entrent dans l'entreprise, à commencer par le jour 1 des affaires, sinon avant. L'ajout d'informations d'un nouvel actif à un système de suivi avant que l'actif ne quitte les mains de l'acheteur est recommandé. Cela garantit qu'un atout«Je disparaît avant que sa présence ait même été reconnue.
Le suivi des actifs fixes implique également de choisir un système à utiliser pour le suivi, qu'il s'agisse d'un simple programme de logiciels informatiques, d'un système de codes à barres ou d'un système de balises d'identification par radiofréquence (RFID). Ces systèmes peuvent simplifier le suivi des actifs fixes en configurant un calendrier d'amortissement et en produisant des rapports et des informations nécessaires aux processus comptables. Le meilleur système de suivi pour une entreprise particulière sera conçu pour gérer la quantité d'immobilisations en cours de suivi, que ce soit une grande quantité ou petite.
Une clé du suivi réussi des immobilisations est la maintenance à jour des informations sur les actifs. Par exemple, si un camion est répertorié comme un actif d'entreprise mais est totalisé dans un accident de voiture, il n'est plus un actif. Il doit être supprimé du système de suivi. Ne pas le faire pourrait conduire le véhicule à continuer à être compté comme un Tactif axable. Si l'entreprise est suffisamment grande et que la communication se décompose, le manque d'informations de suivi à jour pourrait entraîner d'autres problèmes si, par exemple, un employé pense qu'il sera en mesure d'utiliser le véhicule de l'entreprise pour un voyage lié au travail, ignorant qu'il n'est plus disponible.
Un moyen facile d'être sûr que le suivi des actifs fixes est à son meilleur est d'impliquer les employés de l'entreprise. Si un employé va utiliser un actif de l'entreprise, assurez-vous qu'il ne peut pas le prendre sans le vérifier officiellement en son nom. Établir des conséquences pour ne pas avoir enregistré officiellement l'actif lorsqu'il y est terminé, et souligner l'importance de souligner tout problème avec l'actif dès qu'ils sont remarqués. Sinon, le système de suivi pourrait refléter de manière inexacte qui a eu la dernière voiture et où elle était, et qui bat un objectif significatif des efforts de suivi des actifs fixes.