Hvad er de bedste tip til fast aktivsporing?
Anlægssporing er en proces, der bruges af virksomheder og organisationer til at holde øje med alle langsigtede eller faste aktiver. Virksomheder bruger sporing af anlægsaktiver som en del af deres regnskabsproces og til tyveriforebyggelse, afskrivning og lagerbeholdning. At forsøge at holde øje med anlægsaktiver betyder, at identificere disse aktiver, bestemme, hvilket system der skal bruges til at spore dem, og holde aktivoplysninger i tracking-systemet til enhver tid ajour. At sikre, at alle ansatte i en virksomhed er fortrolige med systemet, kan også sikre, at oplysninger om anlægsaktiver forbliver aktuelle.
Det kan være den første udfordring at identificere alt, hvad der kræver sporing af anlægsaktiver. Måske er den nemmeste måde at gøre dette på at begynde at spore alle aktiver, når de kommer ind i virksomheden, startende med dag 1 i forretningen, hvis ikke før. Det anbefales at tilføje et nyt anlægsinformation til et sporingssystem, inden aktivet forlader køberens hænder. Dette sikrer, at et aktiv ikke forsvinder, før dets tilstedeværelse endda er blevet anerkendt.
Anlægssporing involverer også at vælge et system, der skal bruges til sporing, hvad enten det er et simpelt computersoftwareprogram, et stregkodesystem eller et RFID-tagsystem for radiofrekvensidentifikation. Sådanne systemer kan forenkle sporing af anlægsaktiver ved at oprette en afskrivningsplan og fremstille rapporter og oplysninger, der er nødvendige for regnskabsprocesser. Det bedste tracking-system for et bestemt firma vil være et, der er designet til at håndtere mængden af anlægsaktiver, der spores, uanset om det er en stor mængde eller en lille.
En nøgle til vellykket sporing af anlægsaktiver er at holde information om aktiver opdateret. For eksempel, hvis en lastbil er opført som et virksomhedsaktiver, men er samlet i en bilulykke, er det ikke længere et aktiv. Det skal fjernes fra sporingssystemet. Undladelse af dette kan føre til, at køretøjet fortsat tælles som et skattepligtigt aktiv. Hvis virksomheden er stor nok, og kommunikationen går i stykker, kan manglen på up-to-date sporingsinformation føre til andre problemer, hvis en medarbejder f.eks. Tror, at han vil være i stand til at bruge firmakøretøjet til en arbejdsrelateret tur, ikke klar over, at det ikke længere er tilgængeligt.
En nem måde at være sikker på, at anlægssporing er bedst, er at involvere virksomhedens ansatte. Hvis en medarbejder vil bruge et virksomhedsaktiver, skal du sørge for, at han eller hun ikke kan tage det uden officielt at kontrollere det i hans eller hendes navn. Fastlæg konsekvenser for ikke at officielt kontrollere aktivet, når det er færdigt med det, og fremhæv vigtigheden af at påpege eventuelle problemer med aktivet, så snart det bliver bemærket. Ellers kan sporingssystemet muligvis unøjagtigt afspejle, hvem sidst havde bilen, og hvor den var, og det besejrer et betydeligt formål med sporingsanstrengelser med anlægsaktiver.