¿Cuáles son los mejores consejos para la retención de registros de nómina?
Los requisitos de retención de registros de nómina varían mucho de una jurisdicción a la siguiente, por lo que los propietarios de negocios deben familiarizarse con las leyes en su área. Algunos de los documentos que pueden necesitar ser retenidos preocupados por los impuestos sobre la nómina, los beneficios de los empleados y los registros de la cantidad de horas trabajadas. También deben considerar mantener copias digitales y en papel de los registros de nómina. Si es posible, los documentos en papel deben almacenarse en un gabinete a prueba de incendios para evitar que se dañen.
Es una buena idea averiguar cuánto tiempo podrían necesitar los registros de nómina. Esto puede variar de un país a otro, y generalmente se rige por las agencias de ingresos locales. Como regla general, la mayoría de los registros deben conservarse entre cuatro y diez años después de que se hayan ocurrido las transacciones.
Los propietarios de negocios también deben determinar qué registros específicos de nómina deben mantenerse. Algunos importantes pueden incluir documentos que prueban que ciertos impuestos fueron retenidos del salario de los empleados. Un individuo también podría neeD para mantener registros que muestren cuánto le pagaron y la cantidad de horas funcionó. Esta práctica de retención de registros de nómina puede ayudar a probar que a los miembros del personal se les paga al menos el salario mínimo local, si existe. También puede ayudar a establecer el cumplimiento de las leyes laborales infantiles, si corresponde.
Otras opciones de retención de registros de nómina podrían incluir salarios de horas extras, beneficios de los empleados, pago de vacaciones o pago por enfermedad. Si la empresa contribuye a un fondo de jubilación o paga parte de las primas de seguro de sus empleados, la documentación de esto también debe ahorrarse. Si a los empleados se les paga por comisión, un supervisor también puede necesitar retener los informes de ventas de la compañía.
Se deben mantener copias digitales y en papel de registros. Esto es para que haya un archivo de copia de seguridad en caso de que se destruya un conjunto de registros. Los registros digitales deben mantenerse en dispositivos de almacenamiento extraíbles, como un disco duro de respaldo, disco ounidad flash, además de tenerlos en un disco duro de una computadora. Las copias en papel deben bloquearse en un gabinete de inicio de fuego ubicado en un área que no sea propensa a las inundaciones, ya que esto puede ayudar a garantizar la seguridad de estos documentos.
La retención de registros de nómina puede ser una parte importante de las operaciones regulares de cualquier negocio. Hacerlo normalmente es fácil si el trabajo se mantiene al día de forma regular. Guardar documentos de manera ordenada y por la cantidad de tiempo requerida puede ahorrarle a un gerente una gran angustia en caso de una auditoría o venta del negocio.