Hvad er de bedste tip til opbevaring af lønregistre?
Krav om opbevaring af lønningsposter varierer meget fra den ene jurisdiktion til den næste, så virksomhedsejere bør blive bekendt med lovgivningen i deres område. Nogle af de dokumenter, der muligvis skal opbevares, vedrører lønningsafgift, medarbejderfordele og poster over antallet af arbejdstimer. De bør også overveje at opbevare både digitale og papirkopier af lønregistre. Hvis det er muligt, skal papirdokumenter opbevares i et brandsikkert skab for at forhindre, at de bliver beskadiget.
Det er en god ide at finde ud af, hvor længe lønregistre der muligvis skal opbevares. Dette kan variere fra land til land og reguleres normalt af lokale indtægtsbureauer. Som regel skal de fleste poster opbevares hvor som helst fra fire til ti år efter transaktioner.
Virksomhedsejere bør også bestemme, hvilke specifikke lønregistre der skal opbevares. Nogle vigtige kan omfatte dokumenter, der beviser, at visse skatter blev tilbageholdt fra lønmodtageren. En person må muligvis også holde fast ved poster, der viser, hvor meget han blev betalt og antallet af arbejdede timer. Denne praksis for fastholdelse af lønningslister kan hjælpe med at bevise, at medarbejderne blev udbetalt mindst den lokale minimumsløn, hvis der findes en. Det kan også hjælpe med at etablere overholdelse af lov om børnearbejde, hvis relevant.
Andre valg af tilbageholdelse af lønregistre kan omfatte overarbejdsløn, lønmodtagere, feriepenge eller sygeløn. Hvis virksomheden bidrager til en pensionskasse eller betaler en del af medarbejderens forsikringspræmier, bør dokumentation heraf også gemmes. Hvis ansatte bliver betalt på provision, kan en vejleder muligvis også beholde virksomhedens salgsrapporter.
Både digitale og papirkopier af poster skal opbevares. Dette er således, at der er en sikkerhedskopifil, hvis et sæt poster ødelægges. Digitale poster skal opbevares på aftagelige lagerenheder, såsom en sikkerhedskopi-harddisk, disk eller flashdrev, ud over at have dem på en computerharddisk. Papirkopier bør låses i et ildfast skab placeret i et område, der ikke er tilbøjelig til oversvømmelse, da dette kan hjælpe med at sikre disse dokumenters sikkerhed.
Opretholdelse af lønningslister kan være en vigtig del af den almindelige drift af enhver virksomhed. Det er normalt let, hvis der regelmæssigt følges op med arbejdet. Gemning af dokumenter ordnet og i den krævede mængde tid kan spare en leder en hel del hjertesorg i tilfælde af en revision eller salg af virksomheden.