Hvad er de bedste tip til opbevaring af lønninger?

Krav til opbevaring af lønninger varierer meget fra den ene jurisdiktion til den næste, så virksomhedsejere skal blive fortrolige med lovene i deres område. Nogle af de dokumenter, der muligvis skal bevares, bekymrer sig om lønningsafgifter, medarbejderfordele og registreringer af antallet af arbejdede timer. De bør også overveje at holde både digitale og papirkopier af lønningsregistre. Hvis det er muligt, skal papirdokumenter opbevares i et brandsikkert kabinet for at forhindre dem i at blive beskadiget.

Det er en god ide at finde ud af, hvor længe lønningsregistre muligvis skal opbevares. Dette kan variere fra det ene land til det næste og styres normalt af lokale indtægtsbureauer. Som regel skal de fleste poster tilbageholdes overalt fra fire til ti år efter, at transaktioner har fundet sted.

Virksomhedsejere bør også bestemme, hvilke specifikke lønningsregistre der skal opbevares. Nogle vigtige kan omfatte dokumenter, der viser, at visse skatter blev tilbageholdt fra medarbejderens løn. En person kan også neeD for at holde fast i poster, der viser, hvor meget han blev betalt og antallet af arbejdede timer. Denne tilbageholdelsespraksis for lønningsrekord kan hjælpe med at bevise, at medarbejderne blev betalt mindst den lokale mindsteløn, hvis man eksisterer. Det kan også hjælpe med at etablere overholdelse af lovgivningen om børnearbejde, hvis relevant.

Andre opbevaringsvalg af lønninger kan omfatte overtidsløn, medarbejderfordele, feriepenge eller sygeløn. Hvis virksomheden bidrager til en pensionskasse eller betaler en del af sin medarbejders forsikringspræmier, bør dokumentation af dette også reddes. Hvis medarbejdere får betalt på provision, kan en vejleder muligvis også have virksomhedens salgsrapporter.

Både digitale og papirkopier af poster skal opbevares. Dette er, så der er en backup -fil, hvis et sæt poster ødelægges. Digitale poster skal holdes på aftagelige lagerenheder, såsom en back-up harddisk, disk ellerFlash Drive, ud over at have dem på en computerharddisk. Papirkopier skal være låst i et brandsikkert skab beliggende i et område, der ikke er tilbøjelig til oversvømmelse, da dette kan hjælpe med at sikre sikkerheden i disse dokumenter.

Opbevaring af lønninger kan være en vigtig del af den regelmæssige drift af enhver virksomhed. Det er normalt let, hvis arbejdet holdes med regelmæssigt. At gemme dokumenter på en ordnet måde og i den krævede tidsperiode kan spare en manager en hel del hjertesorg i tilfælde af en revision eller salg af virksomheden.