Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung von Gehaltslisten?
Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Gehaltsnachweisen sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Unternehmer sollten sich daher mit den Gesetzen in ihrem Gebiet vertraut machen. Einige der Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, betreffen Lohnsteuern, Leistungen an Arbeitnehmer und Aufzeichnungen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie sollten auch in Betracht ziehen, digitale und gedruckte Kopien der Gehaltsabrechnungen zu führen. Papierdokumente sollten nach Möglichkeit in einem feuerfesten Schrank aufbewahrt werden, um Beschädigungen zu vermeiden.
Es ist eine gute Idee, herauszufinden, wie lange Abrechnungsunterlagen möglicherweise aufbewahrt werden müssen. Dies kann von Land zu Land unterschiedlich sein und wird in der Regel von lokalen Finanzämtern geregelt. In der Regel müssen die meisten Aufzeichnungen vier bis zehn Jahre nach erfolgten Transaktionen aufbewahrt werden.
Unternehmer sollten auch festlegen, welche spezifischen Abrechnungsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Einige wichtige Dokumente können Dokumente enthalten, die belegen, dass bestimmte Steuern vom Arbeitnehmerlohn einbehalten wurden. Eine Person muss möglicherweise auch Aufzeichnungen führen, aus denen hervorgeht, wie viel sie bezahlt hat und wie viele Stunden sie gearbeitet hat. Diese Vorgehensweise zur Aufbewahrung von Gehaltslisten kann dazu beitragen, nachzuweisen, dass den Mitarbeitern mindestens der lokale Mindestlohn gezahlt wurde, sofern einer vorhanden ist. Sie kann gegebenenfalls auch dazu beitragen, die Einhaltung der Kinderarbeitsgesetze zu gewährleisten.
Andere Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Gehaltsnachweisen können Überstundenlöhne, Leistungen an Arbeitnehmer, Urlaubsgeld oder Krankengeld sein. Wenn das Unternehmen einen Beitrag zu einer Pensionskasse leistet oder einen Teil der Versicherungsprämien seines Mitarbeiters zahlt, sollte auch dies dokumentiert werden. Wenn Mitarbeiter auf Provision bezahlt werden, muss ein Vorgesetzter möglicherweise auch die Verkaufsberichte des Unternehmens aufbewahren.
Sowohl digitale als auch gedruckte Kopien von Aufzeichnungen sollten aufbewahrt werden. Auf diese Weise wird eine Sicherungsdatei erstellt, falls ein Datensatz zerstört wird. Digitale Aufzeichnungen sollten auf Wechseldatenträgern wie einer Sicherungsfestplatte, einem Datenträger oder einem Flash-Laufwerk aufbewahrt werden, zusätzlich dazu, dass sie sich auf einer Computerfestplatte befinden. Papierkopien sollten in einem feuerfesten Schrank in einem Bereich verschlossen werden, der nicht überflutet werden kann, da dies zur Gewährleistung der Sicherheit dieser Dokumente beitragen kann.
Die Aufbewahrung von Gehaltslisten kann ein wichtiger Bestandteil des regulären Geschäftsbetriebs eines Unternehmens sein. Dies ist normalerweise einfach, wenn die Arbeit regelmäßig durchgeführt wird. Das ordnungsgemäße und zeitlich begrenzte Speichern von Dokumenten kann einem Manager im Falle einer Prüfung oder eines Verkaufs des Unternehmens große Schmerzen ersparen.