Quels sont les meilleurs conseils pour la conservation des enregistrements de paie?
Les exigences de conservation des enregistrements de paie varient considérablement d'une juridiction à l'autre. Les propriétaires d'entreprise doivent donc se familiariser avec les lois en vigueur dans leur région. Certains des documents qu'il peut être nécessaire de conserver concernent les charges sociales, les avantages du personnel et le nombre d'heures travaillées. Ils devraient également envisager de conserver des copies numériques et papier des registres de paie. Dans la mesure du possible, les documents papier doivent être stockés dans un classeur à l’épreuve du feu pour éviter tout dommage.
C'est une bonne idée de savoir combien de temps il faudra peut-être conserver les registres de paie. Cela peut varier d'un pays à l'autre et est généralement régi par les agences de recettes locales. En règle générale, la plupart des enregistrements doivent être conservés de quatre à dix ans après les transactions.
Les propriétaires d'entreprise doivent également déterminer quels registres de paie spécifiques doivent être conservés. Certains documents importants peuvent inclure des documents prouvant que certaines taxes ont été retenues sur les salaires des employés. Une personne peut également avoir besoin de conserver des dossiers indiquant son salaire et le nombre d'heures travaillées. Cette pratique de conservation des enregistrements de paie peut aider à prouver que les membres du personnel reçoivent au moins le salaire minimum local, s'il en existe un. Cela peut également aider à établir le respect des lois sur le travail des enfants, le cas échéant.
Parmi les autres choix de conservation des enregistrements de paie, on peut citer les salaires des heures supplémentaires, les avantages sociaux des employés, les indemnités de vacances et les indemnités de maladie. Si l’entreprise contribue à un fonds de retraite ou paie une partie des primes d’assurance de son employé, vous devez également conserver la documentation correspondante. Si les employés sont payés à la commission, un superviseur peut également avoir besoin de conserver les rapports de vente de l'entreprise.
Les copies numériques et papier des enregistrements doivent être conservées. Ceci afin qu'il y ait un fichier de sauvegarde dans le cas où un ensemble d'enregistrements est détruit. Les enregistrements numériques doivent être conservés sur des périphériques de stockage amovibles, tels qu'un disque dur, un disque ou un lecteur flash de sauvegarde, en plus de les avoir sur un disque dur d'ordinateur. Les copies papier doivent être placées dans un classeur à l’épreuve du feu situé dans une zone peu exposée aux inondations, afin de garantir la sécurité de ces documents.
La conservation des enregistrements de paie peut être une partie importante des opérations régulières de toute entreprise. Cela est normalement facile si le travail est régulièrement effectué. Enregistrer des documents de manière ordonnée et pendant le temps requis peut faire épargner au gestionnaire beaucoup de chagrin d'amour en cas d'audit ou de vente de l'entreprise.