Jaké jsou nejlepší tipy pro uchovávání záznamů o mzdách?

Požadavky na uchovávání záznamů o výplatních listinách se v jednotlivých jurisdikcích značně liší, takže by se vlastníci podniků měli seznámit se zákony ve své oblasti. Některé dokumenty, které je třeba uchovat, se týkají daní ze mzdy, zaměstnaneckých výhod a záznamů o počtu odpracovaných hodin. Měli by také zvážit uchovávání digitálních i papírových kopií záznamů o výplatních listinách. Pokud je to možné, měly by být papírové dokumenty uloženy v protipožární skříni, aby nedošlo k jejich poškození.

Je dobré zjistit, jak dlouho bude třeba vést záznamy o mzdách. To se může v jednotlivých zemích lišit a obvykle se řídí místními agenturami pro příjem. Většinu záznamů je třeba zpravidla uchovávat kdekoli od čtyř do deseti let po uskutečnění transakcí.

Majitelé podniků by také měli určit, jaké konkrétní záznamy o mzdách je třeba vést. Mezi některé důležité patří dokumenty, které prokazují, že určité daně byly sráženy ze mzdy zaměstnance. Jednotlivec bude možná muset držet záznamy, které ukazují, kolik mu bylo vyplaceno a kolik odpracovaných hodin. Tento postup uchovávání záznamů o mezd může pomoci prokázat, že zaměstnancům byla vyplacena alespoň místní minimální mzda, pokud existuje. V případě potřeby může také pomoci zajistit dodržování zákonů o dětské práci.

Další možnosti uchování záznamů o výplatních listinách by mohly zahrnovat mzdy za přesčasy, zaměstnanecké výhody, platy za dovolenou nebo nemocenské. Pokud podnik přispívá do penzijního fondu nebo platí část pojistného svého zaměstnance, měla by být rovněž uložena jeho dokumentace. Je-li zaměstnancům vyplácena provize, může být nutné, aby si supervizor také uchoval zprávy o prodeji společnosti.

Měly by být uchovávány digitální i papírové kopie záznamů. Je to tak, že existuje záložní soubor pro případ, že bude zničena jedna sada záznamů. Digitální záznamy by měly být uchovávány na vyměnitelných úložných zařízeních, jako je například záložní pevný disk, disk nebo jednotka flash, a mít je na pevném disku počítače. Papírové kopie by měly být uzamčeny v ohnivzdorné skříni umístěné v oblasti, která není náchylná k záplavám, protože to může pomoci zajistit bezpečnost těchto dokumentů.

Uchovávání mezd může být důležitou součástí běžného provozu jakéhokoli podniku. To je obvykle snadné, pokud je práce pravidelně sledována. Ukládání dokumentů řádným způsobem a po nezbytně dlouhou dobu může manažerovi v případě auditu nebo prodeje podniku ušetřit velké bolesti.