Vilka är de bästa tipsen för lagring av löneposter?

Krav på lagring av registeruppgifter varierar mycket från en jurisdiktion till nästa, så företagare bör bli bekanta med lagarna i deras område. Vissa av de dokument som kan behöva behållas gäller löneskatter, anställdas förmåner och register över antalet arbetade timmar. De bör också överväga att hålla både digitala och papperskopior av löneposter. Om möjligt ska pappersdokument förvaras i ett brandtät skåp för att förhindra att de skadas.

Det är en bra idé att ta reda på hur länge löneposter kan behöva hållas. Detta kan variera från land till land och regleras vanligtvis av lokala intäktsföretag. Som regel måste de flesta poster behållas var som helst från fyra till tio år efter det att transaktioner har skett.

Företagare bör också bestämma vilka specifika löneposter som måste hållas. Vissa viktiga kan inkludera dokument som bevisar att vissa skatter hölls tillbaka från anställdas lön. En person kan också behöva hålla fast vid poster som visar hur mycket han betalades och antalet arbetade timmar. Denna praktik för att behålla lönejournal kan hjälpa till att bevisa att anställda betalades åtminstone den lokala minimilönen, om en sådan finns. Det kan också bidra till att fastställa efterlevnad av lagar om barnarbete, om tillämpligt.

Andra val av löneförvaring kan innehålla övertidslön, anställdas förmåner, semesterlön eller sjuklön. Om verksamheten bidrar till en pensionsfond eller betalar en del av sina anställdas försäkringspremier, bör dokumentation av detta också sparas. Om anställda betalas i provision kan en handledare också behöva behålla företagets försäljningsrapporter.

Både digitala och papperskopior av poster bör förvaras. Detta är så att det finns en säkerhetskopiafil om en uppsättning poster förstörs. Digitala poster bör förvaras på flyttbara lagringsenheter, till exempel en säkerhetskopierad hårddisk, skiva eller flash-enhet, förutom att ha dem på en dators hårddisk. Papperskopior bör låsas i ett eldfast skåp i ett område som inte är benäget för översvämningar, eftersom det kan bidra till att säkerställa säkerheten för dessa dokument.

Lönearbete kan vara en viktig del av den löpande verksamheten i alla företag. Det är normalt enkelt om arbetet hålls upp med regelbundet. Att spara dokument på ett ordnat sätt och under den erforderliga tiden kan spara en chef en hel del hjärta i händelse av en granskning eller försäljning av verksamheten.