Quali sono i migliori consigli per la conservazione dei record di gestione stipendi?
I requisiti di conservazione dei registri sui salari variano notevolmente da una giurisdizione all'altra, quindi gli imprenditori dovrebbero acquisire familiarità con le leggi nella loro area. Alcuni dei documenti che potrebbero essere necessari riguardano le tasse sui salari, le prestazioni dei dipendenti e i registri del numero di ore lavorate. Dovrebbero anche considerare di mantenere copie digitali e cartacee dei record di gestione stipendi. Se possibile, i documenti cartacei devono essere conservati in un gabinetto a prova di fuoco per impedire che vengano danneggiati.
È una buona idea scoprire per quanto tempo potrebbero essere tenuti i record dei salari. Questo può variare da un paese all'altro ed è di solito governato dalle agenzie di entrate locali. Di norma, la maggior parte dei record deve essere mantenuta da quattro a dieci anni dopo che si sono verificate le transazioni.
Gli imprenditori dovrebbero anche determinare quali record di gestione stipendi specifici devono essere conservati. Alcuni importanti possono includere documenti che dimostrano che alcune tasse sono state trattenute dai salari dei dipendenti. Un individuo potrebbe anche essereD per tenere i record che mostrano quanto è stato pagato e il numero di ore ha funzionato. Questa pratica di conservazione dei record di gestione stipendi può aiutare a dimostrare che i membri del personale sono stati pagati almeno il salario minimo locale, se esiste uno. Può anche aiutare a stabilire il rispetto delle leggi sul lavoro minorile, se applicabile.
Altre scelte di conservazione dei registri sui salari potrebbero includere salari per gli straordinari, benefici per i dipendenti, retribuzione per le vacanze o retribuzioni malate. Se l'azienda contribuisce a un fondo pensionistico o paga parte dei premi assicurativi dei suoi dipendenti, anche la documentazione di questo dovrebbe essere salvata. Se i dipendenti vengono pagati su commissione, potrebbe essere necessario un supervisore per conservare anche i rapporti di vendita dell'azienda.
Dovrebbero essere mantenute sia copie digitali che cartacee. Questo è così che esiste un file di backup nel caso in cui un set di record venga distrutto. I record digitali devono essere mantenuti su dispositivi di archiviazione rimovibili, come un disco rigido di backup, disco oFlash Drive, oltre ad averli sul disco rigido di un computer. Le copie cartacee devono essere bloccate in un mobile ignifugo situato in un'area che non è soggetta a inondazioni, in quanto ciò può aiutare a garantire la sicurezza di questi documenti.
La conservazione dei registri sui salari può essere una parte importante delle operazioni regolari di qualsiasi azienda. In questo modo è normalmente facile se il lavoro è mantenuto regolarmente. Il salvataggio di documenti in modo ordinato e per il tempo richiesto può salvare un manager un grande angoscia in caso di audit o vendita dell'azienda.