Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące przechowywania rekordów płac?

Wymagania dotyczące przechowywania danych płacowych różnią się znacznie w zależności od jurysdykcji, dlatego właściciele firm powinni zapoznać się z przepisami prawa obowiązującymi w ich regionie. Niektóre dokumenty, które mogą wymagać zatrzymania, dotyczą podatków od wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych i rejestrów liczby przepracowanych godzin. Powinny również rozważyć zachowanie zarówno cyfrowych, jak i papierowych kopii dokumentacji płac. Jeśli to możliwe, dokumenty papierowe należy przechowywać w ognioodpornej szafce, aby zapobiec ich uszkodzeniu.

Dobrym pomysłem jest ustalenie, jak długo trzeba przechowywać zapisy płac. Może się to różnić w zależności od kraju i zwykle jest regulowane przez lokalne agencje skarbowe. Z reguły większość zapisów należy przechowywać w dowolnym miejscu od czterech do dziesięciu lat po wystąpieniu transakcji.

Właściciele firm powinni również ustalić, jakie konkretne listy płac należy przechowywać. Niektóre ważne dokumenty mogą zawierać dokumenty potwierdzające, że niektóre podatki zostały potrącone z wynagrodzenia pracownika. Dana osoba może również wymagać przechowywania dokumentacji, która pokazuje, ile została mu wypłacona i liczbę przepracowanych godzin. Ta praktyka przechowywania dokumentacji płac może pomóc udowodnić, że członkowie personelu otrzymali przynajmniej lokalne wynagrodzenie minimalne, jeśli takie istnieje. W razie potrzeby może również pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa pracy dzieci.

Inne opcje przechowywania dokumentacji płac mogą obejmować wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, świadczenia pracownicze, wynagrodzenie za urlop lub zasiłek chorobowy. Jeśli firma wpłaca składki na fundusz emerytalny lub płaci część składek ubezpieczeniowych pracownika, należy to również zapisać. Jeśli pracownikom wypłacane są prowizje, przełożony może być zobowiązany do zachowania raportów sprzedaży firmy.

Należy przechowywać zarówno cyfrowe, jak i papierowe kopie zapisów. Jest tak, że w przypadku zniszczenia jednego zestawu rekordów istnieje plik kopii zapasowej. Cyfrowe rekordy powinny być przechowywane na wymiennych urządzeniach magazynujących, takich jak zapasowy dysk twardy, dysk lub dysk flash, oprócz przechowywania ich na dysku twardym komputera. Kopie papierowe powinny być zamknięte w ognioodpornej szafce znajdującej się w miejscu, które nie jest podatne na zalanie, ponieważ może to zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów.

Przechowywanie rekordów płac może być ważną częścią regularnych operacji każdej firmy. Jest to zwykle łatwe, jeśli praca jest regularnie nadążana. Zapisywanie dokumentów w uporządkowany sposób i przez wymagany czas może zaoszczędzić menedżerowi wiele bólu serca w przypadku audytu lub sprzedaży firmy.