給与記録の保持に最適なヒントは何ですか？

給与記録の保持要件は管轄によって大きく異なるため、事業主はそれぞれの地域の法律に精通する必要があります。 保持する必要がある文書の一部は、給与税、従業員給付、および労働時間の記録に関するものです。 また、給与記録のデジタルコピーと紙コピーの両方を保持することも検討する必要があります。 可能であれば、紙のドキュメントは、破損を防ぐために耐火キャビネットに保管する必要があります。

給与記録を保持する必要がある期間を確認することをお勧めします。 これは国によって異なる場合があり、通常は地元の収入機関によって管理されています。 原則として、ほとんどのレコードは、トランザクションが発生してから4〜10年後まで保持する必要があります。

また、事業主は、特定の給与記録を保持する必要があるかどうかを判断する必要があります。 いくつかの重要なものには、特定の税金が従業員の賃金から源泉徴収されたことを証明する文書を含めることができます。 個人は、自分が支払われた金額と勤務時間を示す記録を保持する必要があるかもしれません。 この給与記録保持慣行は、スタッフが少なくとも現地の最低賃金（存在する場合）を支払われたことを証明するのに役立ちます。 また、該当する場合、児童労働法の遵守を確立するのに役立ちます。

他の給与記録保持の選択肢には、残業賃金、従業員給付、休暇手当、または病気の給与が含まれます。 事業が退職基金に寄付したり、従業員の保険料の一部を支払ったりする場合、この文書も保存する必要があります。 従業員がコミッションで支払われる場合、監督者は会社の販売レポートも保持する必要があります。

記録のデジタルコピーと紙コピーの両方を保管する必要があります。 これは、1つのレコードセットが破棄された場合にバックアップファイルが存在するようにするためです。 デジタルレコードは、コンピューターのハードドライブに加えて、バックアップハードドライブ、ディスク、フラッシュドライブなどのリムーバブルストレージデバイスに保存する必要があります。 紙のコピーは、これらの文書の安全性を確保するのに役立つため、洪水が発生しにくい場所にある耐火キャビネットにロックする必要があります。

給与記録の保持は、あらゆるビジネスの通常業務の重要な部分です。 作業が定期的に行われている場合、そうすることは通常簡単です。 ドキュメントを整然と必要な時間保存することで、ビジネスの監査や売却の際にマネージャーが心痛を大幅に軽減できます。