¿Cuáles son los mejores consejos para la selección de proveedores?
Elegir los proveedores adecuados para diversos bienes y servicios es muy importante para el bienestar de cualquier empresa. Como parte del proceso de selección de proveedores, las empresas consideran factores como el alcance de los productos ofrecidos, la eficiencia de pedidos y entregas, la calidad de los productos y los precios. Muchas compañías también tomarán en consideración los aspectos de servicio al cliente y soporte del proveedor, y qué tan bien un proveedor determinado responde a situaciones de emergencia que requieren soporte más allá del proceso habitual.
Uno de los primeros pasos en la selección del proveedor es determinar exactamente qué se necesita del proveedor. Aquí, el objetivo es que el cliente defina los requisitos en términos de calidad, precio y otros factores relevantes. Si lo hace antes de comenzar a evaluar a los posibles proveedores, será más fácil articular esas necesidades e identificar rápidamente a los proveedores que se ajusten a ese perfil básico.
Después de compilar un perfil básico de lo que proporcionará el proveedor ideal, la siguiente fase de selección de proveedores implica compilar una lista de posibles proveedores o proveedores que, en la superficie, parecen satisfacer las necesidades del cliente. Las sugerencias para su inclusión en esta lista pueden provenir de cualquier cantidad de fuentes, incluidas las recomendaciones de otros miembros de la comunidad empresarial, las investigaciones realizadas en Internet o incluso el boca a boca de los empleados de la empresa. Durante este primer barrido, la idea es identificar la mayor cantidad posible de proveedores que sean posibles candidatos, asegurándose de que no se pase por alto a ningún candidato viable.
A medida que continúa el proceso de selección de proveedores, la investigación de cada proveedor en la lista con mayor detalle ayuda a eliminar lentamente las opciones que tienen menos probabilidades de satisfacer las necesidades de la empresa. Las evaluaciones a menudo se centrarán en las verificaciones de crédito de cada proveedor, consultando a varias agencias de protección al consumidor y oficinas comerciales, e incluso contactando a clientes actuales o pasados del proveedor. Hacerlo ayuda a garantizar que un proveedor determinado sea financieramente estable, tenga un historial comprobado dentro de la industria y que los clientes estén generalmente satisfechos con la forma en que son tratados. Cualquier proveedor que parezca tener problemas en cualquiera de estas áreas puede ser eliminado de la lista.
Una vez que la lista de selección de proveedores se reduce a unas pocas opciones, no es inusual que un cliente invite a los proveedores restantes a proporcionar algún tipo de propuesta que describa sus líneas de productos y precios. La información sobre pedidos y entregas de productos también se aborda a menudo en las propuestas. Cuando se utiliza este enfoque, proporcionar a cada uno de los proveedores una Solicitud de propuesta formal que defina el orden y la estructura de la propuesta ayudará a que la comparación de los proveedores restantes sea una tarea más fácil, ya que los datos se pueden colocar fácilmente en una matriz de selección de proveedores o hoja de cálculo para la evaluación de lado a lado en cada punto clave.
La fase final de la selección de proveedores es decidir cuál de los proveedores que presentaron propuestas es el más adecuado para las necesidades de la empresa, y notificar al proveedor que él o ella ha sido elegido como el nuevo proveedor de elección para ese tipo de bienes y servicios. A partir de ahí, las dos partes pueden optar por celebrar un acuerdo contractual que ayude a fijar el precio presentado en la propuesta. Por lo general, las compañías mantendrán las propuestas restantes en el archivo por un período de tiempo, lo que le permitirá revisar esas propuestas en caso de que el proveedor seleccionado no brinde el nivel de servicio y soporte detallado en los términos y condiciones del contrato.