Quali sono i migliori consigli per la selezione del fornitore?
La scelta dei fornitori giusti per vari beni e servizi è molto importante per il benessere di qualsiasi azienda. Come parte del processo di selezione dei fornitori, le aziende prendono in considerazione fattori quali la portata dei prodotti offerti, l'efficienza degli ordini e delle consegne, la qualità dei prodotti e i prezzi. Molte aziende prenderanno inoltre in considerazione il servizio clienti e gli aspetti di supporto del fornitore e quanto bene un determinato venditore risponde alle situazioni di emergenza che richiedono supporto al di là del normale processo.
Uno dei primi passi nella selezione del fornitore è determinare esattamente ciò che è necessario dal fornitore. Qui, l'obiettivo è che il cliente definisca i requisiti in termini di qualità, prezzo e altri fattori rilevanti. Farlo prima di iniziare effettivamente a valutare i potenziali fornitori renderà più semplice articolare tali esigenze e identificare rapidamente tutti i fornitori che si adattano a quel profilo di base.
Dopo aver compilato un profilo di base di ciò che fornirà il fornitore ideale, la fase successiva della selezione del fornitore prevede la compilazione di un elenco di possibili fornitori o fornitori che, in superficie, sembrano soddisfare le esigenze del cliente. I suggerimenti per l'inclusione in questo elenco possono provenire da qualsiasi numero di fonti, tra cui raccomandazioni di altri membri della comunità aziendale, ricerche condotte su Internet o persino passaparola da parte dei dipendenti dell'azienda. Durante questa prima scansione, l'idea è quella di identificare il maggior numero possibile di venditori che sono probabilmente candidati, facendo in modo che qualsiasi candidato valido non venga trascurato.
Man mano che il processo di selezione dei fornitori continua, l'analisi approfondita di ciascun fornitore nell'elenco aiuta ad eliminare lentamente le opzioni che hanno meno probabilità di soddisfare le esigenze dell'azienda. Le valutazioni si concentreranno spesso sui controlli del merito di credito di ciascun fornitore, consultando varie agenzie di protezione dei consumatori e uffici commerciali e persino contattando i clienti attuali o passati del fornitore. Ciò aiuta a garantire che un determinato fornitore sia finanziariamente stabile, abbia una comprovata esperienza nel settore e che i clienti siano generalmente soddisfatti del modo in cui vengono trattati. Tutti i fornitori che sembrano avere problemi in una di queste aree possono essere rimossi dall'elenco.
Una volta che l'elenco di selezione dei fornitori è ridotto a poche scelte, non è insolito che un cliente inviti i fornitori rimanenti a fornire un tipo di proposta che delinea le loro linee di prodotti e prezzi. Le informazioni relative all'ordinazione e alla consegna dei prodotti sono spesso trattate nelle proposte. Quando viene utilizzato questo approccio, fornire a ciascuno dei fornitori una Richiesta formale di proposta che definisce l'ordine e la struttura della proposta contribuirà a rendere più semplice il confronto di quei fornitori rimanenti, poiché i dati possono essere facilmente inseriti in una matrice di selezione del fornitore o foglio di calcolo per la valutazione side-by-side su ciascun punto chiave.
La fase finale della selezione del fornitore è decidere quale dei venditori che hanno presentato le proposte sia la più adatta alle esigenze dell'azienda e notificare al venditore che è stato scelto come nuovo fornitore preferito per quei tipi di beni e servizi. Da lì, le due parti possono scegliere di stipulare un accordo contrattuale che aiuta a bloccare i prezzi presentati nella proposta. In genere, le società manterranno le restanti proposte in archivio per un periodo di tempo, consentendo alla società di rivedere tali proposte nel caso in cui il fornitore selezionato non riesca a fornire il livello di servizio e il supporto dettagliati nei termini e condizioni del contratto.