Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące wyboru dostawcy?
Wybór odpowiednich dostawców różnych towarów i usług jest bardzo ważny dla dobrobytu każdej firmy. W ramach procesu wyboru dostawcy firmy biorą pod uwagę takie czynniki, jak zakres oferowanych produktów, efektywność zamówień i dostaw, jakość produktów i ceny. Wiele firm weźmie również pod uwagę aspekty obsługi klienta i wsparcia dostawcy oraz to, jak dobrze dany sprzedawca reaguje na sytuacje awaryjne, które wymagają wsparcia wykraczającego poza zwykły proces.
Jednym z pierwszych kroków przy wyborze dostawcy jest określenie dokładnie tego, co jest potrzebne od dostawcy. Tutaj celem jest określenie przez klienta wymagań w zakresie jakości, ceny i innych istotnych czynników. Zrobienie tego przed faktyczną oceną potencjalnych dostawców ułatwi określenie tych potrzeb i szybką identyfikację dostawców, którzy pasują do tego podstawowego profilu.
Po skompilowaniu podstawowego profilu tego, co zapewni idealny dostawca, kolejna faza wyboru dostawcy obejmuje skompilowanie listy potencjalnych dostawców lub dostawców, którzy na pozór wydają się zaspokajać potrzeby klienta. Sugestie dotyczące umieszczenia na tej liście mogą pochodzić z dowolnej liczby źródeł, w tym rekomendacji innych osób ze środowiska biznesowego, badań przeprowadzonych w Internecie, a nawet ustnych wypowiedzi pracowników w firmie. Podczas pierwszego przeglądu chodzi o zidentyfikowanie jak największej liczby potencjalnych kandydatów, upewniając się, że żaden realny kandydat nie zostanie przeoczony.
W trakcie procesu wyboru dostawcy bardziej szczegółowe badanie każdego dostawcy na liście pomaga powoli eliminować opcje, które są mniej prawdopodobne, aby zaspokoić potrzeby firmy. Oceny często koncentrują się na kontrolach kredytowych każdego sprzedawcy, konsultacjach z różnymi agencjami ochrony konsumentów i biurami biznesowymi, a nawet kontaktowaniu się z obecnymi lub byłymi klientami dostawcy. Takie postępowanie pomaga zapewnić stabilność finansową danego dostawcy, udokumentowane osiągnięcia w branży oraz ogólne zadowolenie klientów ze sposobu, w jaki są traktowani. Wszystkich dostawców, którzy wydają się mieć problemy w którymkolwiek z tych obszarów, można usunąć z listy.
Gdy lista wyboru dostawcy zostanie zawężona do kilku opcji, klient nie jest często zapraszany przez pozostałych dostawców do przedstawienia pewnego rodzaju oferty przedstawiającej ich linie produktów i ceny. Informacje na temat zamawiania i dostawy produktów są często uwzględniane w propozycjach. Gdy zastosowane zostanie to podejście, dostarczenie każdemu z dostawców formalnego zapytania ofertowego, które definiuje zamówienie i strukturę oferty, ułatwi porównanie pozostałych dostawców, ponieważ dane można łatwo umieścić w matrycy wyboru dostawcy lub arkusz kalkulacyjny do oceny obok siebie w każdym kluczowym punkcie.
Ostatnim etapem wyboru dostawcy jest decyzja, który ze dostawców, który złożył oferty, najlepiej pasuje do potrzeb firmy, oraz powiadomienie dostawcy, że został on wybrany jako nowy dostawca z wyboru dla tego rodzaju towarów i usług. Stamtąd obie strony mogą zdecydować się na zawarcie umowy, która pomoże zablokować ceny przedstawione we wniosku. Zazwyczaj firmy przechowują pozostałe propozycje w aktach przez pewien czas, co pozwala firmie je przejrzeć w przypadku, gdy wybrany dostawca nie zapewni poziomu usług i wsparcia wyszczególnionego w warunkach umowy.