Quais são as melhores dicas para a seleção de fornecedores?
A escolha dos fornecedores certos para vários bens e serviços é muito importante para o bem-estar de qualquer empresa. Como parte do processo de seleção de fornecedores, as empresas consideram fatores como o escopo dos produtos oferecidos, a eficiência de pedidos e entregas, a qualidade dos produtos e os preços. Muitas empresas também levarão em consideração os aspectos de suporte e atendimento ao cliente do fornecedor, e quão bem um determinado fornecedor responde a situações de emergência que exigem suporte acima e além do processo usual.
Uma das primeiras etapas na seleção do fornecedor é determinar exatamente o que é necessário do fornecedor. Aqui, o objetivo é que o cliente defina os requisitos em termos de qualidade, preço e outros fatores relevantes. Fazer isso antes de começar a avaliar quaisquer fornecedores em potencial facilitará a articulação dessas necessidades e identificará rapidamente os fornecedores que se encaixam nesse perfil básico.
Depois de compilar um perfil básico do que o fornecedor ideal fornecerá, a próxima fase da seleção de fornecedores envolve a compilação de uma lista de possíveis fornecedores ou provedores que, aparentemente, atendem às necessidades do cliente. As sugestões para inclusão nesta lista podem vir de várias fontes, incluindo recomendações de outras pessoas na comunidade empresarial, pesquisas realizadas na Internet ou até mesmo boca a boca de funcionários da empresa. Durante essa primeira varredura, a idéia é identificar o maior número possível de fornecedores possíveis, garantindo que qualquer candidato viável não seja esquecido.
À medida que o processo de seleção de fornecedores continua, investigar cada fornecedor da lista com mais detalhes ajuda a eliminar lentamente as opções com menor probabilidade de atender às necessidades da empresa. As avaliações geralmente se concentram nas verificações de crédito de cada fornecedor, consultando várias agências de proteção ao consumidor e agências de negócios e até mesmo entrando em contato com clientes atuais ou anteriores do fornecedor. Isso ajuda a garantir que um determinado fornecedor seja financeiramente estável, tenha um histórico comprovado no setor e que os clientes geralmente estejam satisfeitos com a forma como são tratados. Quaisquer fornecedores que pareçam ter problemas em qualquer uma dessas áreas podem ser removidos da lista.
Depois que a lista de seleção de fornecedores é reduzida a algumas opções, não é incomum um cliente convidar os demais fornecedores a fornecer algum tipo de proposta descrevendo suas linhas de produtos e preços. Informações sobre pedidos e entregas de produtos também são frequentemente abordadas nas propostas. Quando essa abordagem é usada, fornecer a cada um dos fornecedores uma Solicitação de Proposta formal que define o pedido e a estrutura da proposta ajudará a facilitar a comparação dos fornecedores restantes, uma tarefa mais fácil, pois os dados podem ser facilmente colocados em uma matriz de seleção de fornecedores ou planilha para avaliação lado a lado em cada ponto-chave.
A fase final da seleção do fornecedor é decidir qual dos fornecedores que enviaram propostas é o mais adequado às necessidades da empresa e notificar o fornecedor de que ele foi escolhido como o novo fornecedor preferido para esses tipos de bens e serviços. A partir daí, as duas partes podem optar por entrar em um acordo contratual que ajude a fixar o preço apresentado na proposta. Normalmente, as empresas manterão as propostas restantes em arquivo por um período de tempo, permitindo que a empresa as revise no caso de o fornecedor selecionado não fornecer o nível de serviço e suporte detalhado nos termos e condições do contrato.