¿Cuáles son los mejores consejos para la programación del flujo de trabajo?
La programación de flujo de trabajo suave puede aumentar la rentabilidad para un negocio y dar como resultado un lugar de trabajo más eficiente. El primer consejo para lograr una programación óptima del flujo de trabajo es definir con precisión los procesos que implican en el flujo de trabajo. A veces, estos procesos ya están en funcionamiento en el esquema actual de producción. En otros casos, un proceso debe definirse por primera vez. Definir un proceso implica diseccionar y enumerar cada acción realizada por medios mecanizados y por personal. Solo a través de la comprensión de la interacción de las acciones involucradas se puede lograr mejoras en la eficiencia del proceso.
En el significado técnico de la palabra, un proceso es una secuencia de tareas vinculadas cronológicamente y colectivamente para agregar valor mediante el procesamiento de un recurso en una salida. Esa salida se puede utilizar posteriormente en otro proceso, etc., ya que cada paso agrega valor al resultado final. Un ejemplo de una tarea de flujo de trabajo podría ser un empleado que revise una compraorden ASE. Un proceso consistiría, por ejemplo, en todas las tareas involucradas en la compra de un artículo. Si cada proceso se define correctamente, toda la interacción de producción utilizando tanto máquinas como a las personas alcanzará un mayor nivel de productividad.
Hasta cierto punto, los mejores consejos de programación de flujo de trabajo dependen del tipo de flujo de trabajo que se esté programando. En muchos casos, un consejo importante es invertir en tecnología de gestión de documentos, que puede eliminar o reducir la cantidad de veces que el personal debe manejar un pedazo de papel. Al mismo tiempo, también se obtienen eficiencias para evitar el tiempo dedicado a buscar papeleo fuera de lugar. La documentación de escaneo para la entrada en una computadora no necesariamente aumenta la eficiencia del flujo de trabajo, particularmente si esos procesos electrónicos duplican las mismas ineficiencias que surgieron en el manejo de copias en papel.
Otro consejo es planificar con cuidado al instalarUn nuevo sistema de software de gestión de proyectos. Permitir un amplio tiempo de capacitación para el personal. Cerrar una operación completa durante una semana para capacitar al personal en una nueva serie de procesos puede parecer extrema. Sin embargo, si resulta en empleados adecuadamente capacitados que se sienten cómodos con el nuevo sistema de programación de flujo de trabajo, entonces puede ser una inversión sabia amortizada con el tiempo.
Un consejo general que se aplica a muchos elementos de los negocios, no solo la programación del flujo de trabajo, es invertir en una cultura corporativa que capacite a los trabajadores para verse a sí mismos como partes esenciales del proceso de flujo de trabajo. La importancia de la comunicación en la programación del flujo de trabajo es fundamental para evitar la degradación de un proceso, ya que la cultura humana tiene un tremendo impacto en qué tan bien funcionará la programación del flujo de trabajo en el mundo real. Lo que parece óptimo en un esquema puede evolucionar y cambiar de manera inesperada, debido al factor humano en el lugar de trabajo.