Quels sont les meilleurs conseils pour la planification de flux de travail?
Une planification fluide du flux de travail peut augmenter la rentabilité d'une entreprise et améliorer l'efficacité du lieu de travail. La première astuce pour obtenir une planification optimale du workflow consiste à définir avec précision les processus impliqués dans le workflow. Parfois, ces processus sont déjà opérationnels dans le système de production actuel. Dans d'autres cas, un processus doit être défini pour la première fois. Définir un processus implique de disséquer et d'énumérer chaque action effectuée par des moyens mécanisés et par du personnel. Seule la compréhension de l’interaction des actions impliquées peut permettre d’améliorer l’efficacité du processus.
Au sens technique du terme, un processus est une séquence de tâches liées chronologiquement et entreprises collectivement pour apporter une valeur ajoutée en transformant une ressource en sortie. Cette sortie peut ensuite être utilisée dans un autre processus, etc., chaque étape ajoutant de la valeur au résultat final. Un exemple de tâche de flux de travail peut être un employé qui examine une commande d'achat. Un processus consisterait, par exemple, en toutes les tâches impliquées dans l’achat d’un article. Si chaque processus est correctement défini, l’interaction de la production utilisant à la fois des machines et des personnes permettra d’atteindre un niveau de productivité supérieur.
Dans une certaine mesure, les meilleurs conseils de planification de flux de travail dépendent du type de flux de travail en cours de planification. Dans de nombreux cas, un conseil important consiste à investir dans la technologie de gestion de documents, qui peut éliminer ou réduire le nombre de fois qu'un document doit être manipulé par du personnel. En même temps, on gagne également en efficacité en évitant le temps passé à chercher des documents égarés. La numérisation de la documentation pour la saisie dans un ordinateur n'augmente pas nécessairement l'efficacité du flux de travail, en particulier si ces processus électroniques dupliquent les mêmes inefficacités que celles rencontrées lors du traitement des copies papier.
Une autre astuce consiste à planifier avec soin lors de l'installation d'un nouveau système logiciel de gestion de projet. Prévoyez suffisamment de temps de formation pour le personnel. Fermer toute une opération pendant une semaine afin de former le personnel à une nouvelle série de processus peut sembler extrême. Si cela se traduit par des employés correctement formés qui sont à l'aise avec le nouveau système de planification du flux de travail, cet investissement peut être judicieux et amorti au fil du temps.
Un conseil général qui s'applique à de nombreux éléments de l'entreprise, et pas seulement à la planification du flux de travail, est d'investir dans une culture d'entreprise permettant aux employés de se considérer comme des éléments essentiels du processus de flux de travail. L'importance de la communication dans la planification du flux de travail est essentielle pour éviter la dégradation d'un processus, car la culture humaine a un impact considérable sur l'efficacité de la planification du flux de travail dans le monde réel. Ce qui semble optimal dans un schéma peut évoluer et changer de manière inattendue, en raison du facteur humain sur le lieu de travail.