Quais são as melhores dicas para agendamento de fluxo de trabalho?
A programação suave do fluxo de trabalho pode aumentar a lucratividade de uma empresa e resultar em um local de trabalho mais eficiente. A primeira dica para alcançar a programação ideal do fluxo de trabalho é definir com precisão os processos envolvidos no fluxo de trabalho. Às vezes, esses processos já estão em operação no atual esquema de produção. Em outros casos, um processo deve ser definido pela primeira vez. Definir um processo implica dissecar e enumerar cada ação que é executada por meios mecanizados e por pessoal. Somente através da compreensão da interação das ações envolvidas é possível obter melhorias na eficiência do processo.
No significado técnico da palavra, um processo é uma sequência de tarefas vinculadas cronologicamente e coletivamente realizadas para agregar valor através do processamento de um recurso em uma saída. Essa saída pode ser usada posteriormente em outro processo e assim por diante, pois cada etapa agrega valor ao resultado final. Um exemplo de uma tarefa de fluxo de trabalho pode ser um funcionário que está revendo um pedido de compra. Um processo consistiria, por exemplo, em todas as tarefas envolvidas na compra de um item. Se cada processo for definido corretamente, toda a interação da produção usando máquinas e pessoas alcançará um nível mais alto de produtividade.
Até certo ponto, as melhores dicas de agendamento de fluxo de trabalho dependem do tipo de fluxo de trabalho que está sendo agendado. Em muitos casos, uma dica importante é investir em tecnologia de gerenciamento de documentos, que pode eliminar ou reduzir o número de vezes que um pedaço de papel deve ser manuseado pelo pessoal. Ao mesmo tempo, também são obtidas eficiências para evitar o tempo gasto na procura de documentos extraviados. A digitalização da documentação para entrada em um computador não aumenta necessariamente a eficiência do fluxo de trabalho, principalmente se esses processos eletrônicos duplicarem as mesmas ineficiências que surgiram no manuseio de cópias em papel.
Outra dica é planejar com cuidado ao instalar um novo sistema de software de gerenciamento de projetos. Permita amplo tempo de treinamento para os funcionários. Fechar uma operação inteira por uma semana para treinar pessoal em uma nova série de processos pode parecer extremo. Porém, se resultar em funcionários adequadamente treinados e confortáveis com o novo sistema de agendamento de fluxo de trabalho, pode ser um investimento sábio amortizado ao longo do tempo.
Uma dica geral que se aplica a muitos elementos dos negócios, não apenas a programação do fluxo de trabalho, é investir em uma cultura corporativa que capacite os trabalhadores a se verem como partes essenciais do processo do fluxo de trabalho. A importância da comunicação no agendamento de fluxo de trabalho é crítica para evitar a degradação de um processo, pois a cultura humana tem um tremendo impacto sobre o quão bem o agendamento de fluxo de trabalho realmente funcionará no mundo real. O que parece ótimo em um esquema pode evoluir e mudar de maneiras inesperadas, devido ao fator humano no local de trabalho.