Hva er de beste tipsene for arbeidsflytplanlegging?

Jevn arbeidsflytplanlegging kan øke lønnsomheten for en virksomhet og resultere i en mer effektiv arbeidsplass. Det første tipset for å oppnå optimal arbeidsflytplanlegging er å definere prosessene som er involvert i arbeidsflyten nøyaktig. Noen ganger er disse prosessene allerede i drift i det nåværende produksjonsskjemaet. I andre tilfeller må en prosess defineres for første gang. Å definere en prosess innebærer å dissekere og telle opp hver handling som utføres med mekaniserte midler og av personell. Bare gjennom å forstå samspillet mellom handlingene som er involvert, kan forbedringer i prosessens effektivitet oppnås.

I den tekniske betydningen av ordet, er en prosess en sekvens av oppgaver koblet kronologisk, og samlet påtatt seg å tilføre verdi gjennom å bearbeide en ressurs til en utgang. Denne utdata kan senere brukes i en annen prosess og så videre, ettersom hvert trinn tilfører verdi til sluttresultatet. Et eksempel på en arbeidsflytoppgave kan være at en ansatt vurderer en innkjøpsordre. En prosess vil for eksempel bestå av alle oppgavene som er involvert i innkjøp av en vare. Hvis hver prosess er riktig definert, vil hele samspillet mellom produksjonen ved bruk av både maskiner og mennesker oppnå et høyere produktivitetsnivå.

I en grad avhenger de beste arbeidsflytplanleggingstipsene av typen arbeidsflyt som planlegges. I mange tilfeller er et viktig tips å investere i dokumenthåndteringsteknologi, som kan eliminere eller redusere antall ganger et stykke papir må håndteres av personell. På samme tid oppnås også effektivitet for å unngå å bruke tid på å søke etter feilplassert papirarbeid. Skanning av dokumentasjon for inndata i en datamaskin øker ikke nødvendigvis arbeidsflyteffektiviteten, spesielt hvis de elektroniske prosessene dupliserer de samme ineffektivitetene som oppsto ved håndtering av papirkopier.

Et annet tips er å planlegge med omhu når du installerer et nytt programstyringsprogramvaresystem. Tillat god treningstid for personalet. Det kan virke ekstremt å stenge en hel operasjon i en uke for å trene personell i en ny serie prosesser. Hvis det imidlertid resulterer i riktig trente ansatte som er komfortable med det nye arbeidsflytplanleggingssystemet, kan det være en klok investering som blir avskrevet over tid.

Et generelt tips som gjelder for mange elementer i virksomheten, ikke bare arbeidsflytplanlegging, er å investere i en bedriftskultur som gir arbeidstakere mulighet til å se seg selv som essensielle deler av arbeidsflytprosessen. Viktigheten av kommunikasjon i arbeidsflytplanlegging er avgjørende for å unngå forringelse av en prosess, da menneskelig kultur har en enorm innvirkning på hvor godt arbeidsflytplanlegging faktisk vil fungere i den virkelige verden. Det som ser ut til å være optimalt i skjematisk kan utvikle seg og endre seg på uventede måter, på grunn av den menneskelige faktoren på arbeidsplassen.