Vilka är de bästa tipsna för arbetsflödesplanering?

Smidig arbetsflödesplanering kan öka lönsamheten för ett företag och resultera i en effektivare arbetsplats. Det första tipset för att uppnå optimal arbetsflödesplanering är att definiera de processer som ingår i arbetsflödet exakt. Ibland är dessa processer redan i drift i det nuvarande produktionsschemat. I andra fall måste en process definieras för första gången. Att definiera en process innebär att man dissekerar och räknar upp varje åtgärd som utförs med mekaniserade medel och av personal. Endast genom att förstå samspelet mellan de aktuella åtgärderna kan förbättringar av processens effektivitet åstadkommas.

I den tekniska betydelsen av ordet är en process en sekvens av uppgifter kopplade kronologiskt och kollektivt genomförs för att tillföra värde genom att bearbeta en resurs till en utgång. Denna utgång kan därefter användas i en annan process och så vidare, eftersom varje steg tillför värde till slutresultatet. Ett exempel på en arbetsflödesuppgift kan vara en anställd som granskar en inköpsorder. En process skulle till exempel bestå av alla uppgifter som är involverade i inköp av en artikel. Om varje process är korrekt definierad, kommer hela samspelet mellan produktionen med både maskiner och människor att uppnå en högre produktivitetsnivå.

I en viss utsträckning beror de bästa arbetsflödesplaneringstips på typen av arbetsflöde som planeras. I många fall är ett viktigt tips att investera i dokumenthanteringsteknik, vilket kan eliminera eller minska antalet gånger ett papper måste hanteras av personal. Samtidigt uppnås också effektivitet för att undvika tid som används på att leta efter felaktigt pappersarbete. Att skanna dokumentation för inmatning i en dator ökar inte nödvändigtvis arbetsflödeseffektiviteten, särskilt om de elektroniska processerna duplicerar samma ineffektivitet som uppstod vid hantering av papperskopior.

Ett annat tips är att planera med försiktighet när man installerar ett nytt programhanteringsprogram. Tillåt god utbildningstid för personalen. Att stänga en hel operation under en vecka för att utbilda personal i en ny serie processer kan verka extremt. Om det leder till korrekt utbildade anställda som är bekväma med det nya arbetsflödesplaneringssystemet, kan det dock vara en klok investering som avskrivs över tid.

Ett generellt tips som gäller för många delar av verksamheten, inte bara arbetsflödesplanering, är att investera i en företagskultur som ger arbetstagare möjlighet att se sig själva som väsentliga delar av arbetsflödesprocessen. Vikten av kommunikation i arbetsflödesplanering är avgörande för att undvika försämring av en process, eftersom mänsklig kultur har en enorm inverkan på hur väl arbetsflödesplanering faktiskt kommer att fungera i den verkliga världen. Det som verkar vara optimalt på schemat kan utvecklas och förändras på oväntade sätt på grund av den mänskliga faktorn på arbetsplatsen.