Was sind die besten Tipps für die Workflow-Planung?
Eine reibungslose Workflow-Planung kann die Rentabilität eines Unternehmens steigern und zu einem effizienteren Arbeitsplatz führen. Der erste Tipp für eine optimale Workflow-Planung besteht darin, die im Workflow enthaltenen Prozesse genau zu definieren. Manchmal sind diese Prozesse im aktuellen Produktionsschema bereits in Betrieb. In anderen Fällen muss erstmalig ein Prozess definiert werden. Das Definieren eines Prozesses umfasst das Zerlegen und Auflisten jeder Aktion, die mit mechanisierten Mitteln und durch Personal ausgeführt wird. Nur durch das Verstehen des Zusammenspiels der beteiligten Aktionen können Verbesserungen der Effizienz des Prozesses erzielt werden.
In der technischen Bedeutung des Wortes ist ein Prozess eine Abfolge von Aufgaben, die chronologisch verknüpft sind und gemeinsam durchgeführt werden, um durch die Verarbeitung einer Ressource zu einer Ausgabe einen Mehrwert zu erzielen. Diese Ausgabe kann anschließend in einem anderen Prozess usw. verwendet werden, da jeder Schritt dem Endergebnis einen Mehrwert verleiht. Ein Beispiel für eine Workflow-Aufgabe kann ein Mitarbeiter sein, der eine Bestellung überprüft. Ein Prozess besteht beispielsweise aus allen Aufgaben, die mit dem Einkauf eines Artikels verbunden sind. Wenn jeder Prozess richtig definiert ist, wird das gesamte Zusammenspiel der Produktion mit Maschinen und Mitarbeitern zu einer höheren Produktivität führen.
In gewissem Maße hängen die besten Tipps zur Workflow-Planung von der Art des geplanten Workflows ab. In vielen Fällen ist ein wichtiger Tipp, in Dokumentenmanagementtechnologie zu investieren, mit der vermieden oder verringert werden kann, wie oft ein Stück Papier vom Personal gehandhabt werden muss. Gleichzeitig wird die Suche nach falsch platzierten Dokumenten effizienter. Das Scannen von Dokumenten zur Eingabe in einen Computer erhöht nicht unbedingt die Effizienz des Workflows, insbesondere wenn diese elektronischen Prozesse die gleichen Ineffizienzen aufweisen, die beim Umgang mit Papierkopien entstanden sind.
Ein weiterer Tipp ist die sorgfältige Planung bei der Installation eines neuen Projektmanagement-Softwaresystems. Planen Sie ausreichend Schulungszeit für das Personal ein. Eine ganze Operation für eine Woche stillzulegen, um das Personal auf eine neue Reihe von Prozessen vorzubereiten, mag extrem erscheinen. Wenn dies jedoch zu gut ausgebildeten Mitarbeitern führt, die mit dem neuen Workflow-Planungssystem vertraut sind, ist dies möglicherweise eine sinnvolle Investition, die sich mit der Zeit amortisiert.
Ein allgemeiner Tipp, der für viele Unternehmensbereiche gilt, nicht nur für die Planung von Arbeitsabläufen, ist die Investition in eine Unternehmenskultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich als wesentliche Bestandteile des Arbeitsablaufs zu betrachten. Die Bedeutung der Kommunikation bei der Workflow-Planung ist entscheidend, um eine Beeinträchtigung eines Prozesses zu vermeiden, da die menschliche Kultur einen enormen Einfluss darauf hat, wie gut die Workflow-Planung in der realen Welt tatsächlich funktioniert. Was in einem Schema als optimal erscheint, kann sich aufgrund des menschlichen Faktors am Arbeitsplatz auf unerwartete Weise entwickeln und ändern.