Wat zijn de beste tips voor workflowplanning?

Soepele workflowplanning kan de winstgevendheid van een bedrijf verhogen en resulteren in een efficiëntere werkplek. De eerste tip voor het bereiken van een optimale workflowplanning is om de processen in de workflow nauwkeurig te definiëren. Soms zijn deze processen al in gebruik in het huidige productieschema. In andere gevallen moet voor het eerst een proces worden gedefinieerd. Het definiëren van een proces omvat het ontleden en opsommen van elke actie die wordt uitgevoerd door gemechaniseerde middelen en door personeel. Alleen door inzicht in het samenspel van de betrokken acties kunnen verbeteringen in de efficiëntie van het proces worden bereikt.

In de technische betekenis van het woord is een proces een opeenvolging van taken die chronologisch zijn gekoppeld en gezamenlijk worden ondernomen om waarde toe te voegen door een middel tot een output te verwerken. Die output kan vervolgens worden gebruikt in een ander proces, enzovoort, omdat elke stap waarde toevoegt aan het eindresultaat. Een voorbeeld van een workflowtaak kan een medewerker zijn die een inkooporder bekijkt. Een proces zou bijvoorbeeld bestaan ​​uit alle taken die betrokken zijn bij de aankoop van een artikel. Als elk proces correct is gedefinieerd, zal het hele samenspel van productie met zowel machines als mensen een hogere productiviteit bereiken.

Tot op zekere hoogte zijn de beste tips voor workflowplanning afhankelijk van het type workflow dat wordt gepland. In veel gevallen is een belangrijke tip om te investeren in technologie voor documentbeheer, waarmee het aantal keren dat een stuk papier door personeel moet worden verwerkt, kan worden geëlimineerd of verminderd. Tegelijkertijd worden ook efficiënties behaald door tijd te besparen op zoek naar zoekgeraakte papieren. Het scannen van documentatie voor invoer in een computer verhoogt niet noodzakelijkerwijs de workflow-efficiëntie, vooral als die elektronische processen dezelfde inefficiënties dupliceren die ontstonden bij het verwerken van papieren kopieën.

Een andere tip is om zorgvuldig te plannen bij het installeren van een nieuw softwaresysteem voor projectbeheer. Zorg voor voldoende trainingstijd voor het personeel. Een volledige operatie voor een week afsluiten om personeel te trainen in een nieuwe reeks processen lijkt misschien extreem. Als het echter leidt tot goed opgeleide medewerkers die vertrouwd zijn met het nieuwe workflowplanningssysteem, kan dit een verstandige investering zijn die in de loop van de tijd wordt afgeschreven.

Een algemene tip die van toepassing is op veel elementen van het bedrijfsleven, niet alleen workflowplanning, is om te investeren in een bedrijfscultuur die werknemers in staat stelt zichzelf als essentiële onderdelen van het workflowproces te beschouwen. Het belang van communicatie bij workflowplanning is van cruciaal belang om degradatie van een proces te voorkomen, omdat de menselijke cultuur een enorme invloed heeft op hoe goed workflowplanning in de echte wereld zal werken. Wat in een schema optimaal lijkt, kan evolueren en op onverwachte manieren veranderen als gevolg van de menselijke factor op de werkplek.