¿Cuáles son las diferentes barreras para la comunicación empresarial?
Es esencial que las empresas se comuniquen de manera efectiva con los clientes, proveedores, inversores y los medios de comunicación y que se comuniquen internamente con el personal. Las comunicaciones pueden realizarse a través de Internet y correos electrónicos, conferencias telefónicas o de video, cartas, folletos, diarios e informes, o cara a cara a través de presentaciones, reuniones, seminarios y conferencias. Las barreras a la comunicación empresarial pueden surgir de la retención de información por parte de una empresa, que puede ser el resultado de una falta de confianza entre la administración y las partes interesadas externas. La complejidad innecesaria y el uso de la jerga técnica en los anuncios también pueden ser barreras para la comunicación empresarial, al igual que una política de comunicación poco clara que conduce a mensajes conflictivos entregados por diferentes partes del negocio. La comunicación interna con el personal puede verse obstaculizada por el secreto innecesario o una jerarquía poco clara dentro del negocio, lo que lleva a mensajes ambiguos o contradictorios.
Una empresa puede necesitar comunicarse externamente para administrar su imagen a través del marketing y la construcción de una marca. Esto puede hacerse a través de publicidad, comunicados de prensa y participación en seminarios y conferencias. Las personas dentro del negocio pueden contribuir con artículos a revistas especializadas, y el negocio en sí puede emitir boletines a los clientes y al público en general. Se pueden crear barreras para la comunicación empresarial si varios equipos diferentes dentro de la empresa envían sus propios mensajes sin ninguna coordinación central. Para evitar crear confusión en las mentes de los clientes potenciales y existentes, una empresa puede necesitar nombrar un oficial de comunicaciones de medios y un equipo de personal para administrar las comunicaciones externas y cuya autorización es necesaria antes de enviar cualquier comunicación.
Las comunicaciones internas son mucho más difíciles de gestionar, ya que tienen lugar durante todo el día en forma de reuniones cara a cara, mensajes de correo electrónico, cartas formales e informes. El personal puede recibir numerosos mensajes de diferentes niveles de importancia de personas en varios departamentos de la empresa o de sus gerentes. Las barreras a la comunicación comercial por parte de la gerencia al personal pueden surgir del deseo de los gerentes de guardar cierta información para sí mismos como resultado de la falta de confianza o el miedo a una reacción adversa. Esta barrera puede superarse mediante el nombramiento de un director de comunicaciones que gestione todas las comunicaciones con el personal y garantice que los mensajes enviados al personal sobre temas delicados se redacten directamente y sin ambigüedad. En este caso, es esencial que otros directores y gerentes acepten que dichas comunicaciones deben ser realizadas por el director de comunicaciones y no intenten enviar mensajes al personal de forma independiente, lo que genera mayor ambigüedad y desconfianza.
Otra barrera para la comunicación empresarial en la era moderna puede ser la tecnología. Una empresa con un sitio web desactualizado o mal diseñado puede descubrir que el sitio web no está comunicando efectivamente un mensaje positivo a nadie, aunque los clientes e inversores podrían tomar un sitio web defectuoso como un signo de una empresa defectuosa. Del mismo modo, un sitio web que no puede manejar la carga de tráfico requerida en la demanda máxima puede hacer que los visitantes del sitio desarrollen una percepción negativa del negocio. Tener miembros del personal que puedan crear y mantener un sitio web efectivo capaz de satisfacer la demanda puede superar en gran medida algunas barreras para la comunicación empresarial.