Hva er de forskjellige hindringene for bedriftskommunikasjon?
Det er viktig for virksomheter å kommunisere effektivt med kunder, leverandører, investorer og media og for å kommunisere internt med ansatte. Kommunikasjon kan skje via Internett og e-post, telefon- eller videokonferanser, brev, brosjyrer, tidsskrifter og rapporter, eller ansikt til ansikt gjennom presentasjoner, møter, seminarer og konferanser. Barrierer for forretningskommunikasjon kan oppstå ved tilbakeholdelse av informasjon fra en virksomhet, noe som kan være et resultat av manglende tillit mellom ledelse og eksterne interessenter. Unødvendig kompleksitet og bruk av teknisk sjargong i kunngjøringer kan også være hindringer for forretningskommunikasjon, og det kan være en uklar kommunikasjonspolitikk som fører til motstridende meldinger fra forskjellige deler av virksomheten. Intern kommunikasjon med ansatte kan bli hindret av unødvendig taushetsplikt eller et uklart hierarki i virksomheten, noe som kan føre til tvetydige eller motstridende meldinger.
En virksomhet kan trenge å kommunisere eksternt for å administrere sitt image ved å markedsføre og bygge et merke. Dette kan gjøres gjennom reklame, nyhetsutgivelser og deltakelse i seminarer og konferanser. Mennesker i virksomheten kan bidra med artikler til fagtidsskrifter, og virksomheten i seg selv kan gi nyhetsbrev til kunder og allmennheten. Barrierer for bedriftskommunikasjon kan opprettes hvis en rekke forskjellige team i virksomheten sender ut sine egne meldinger uten noen sentral koordinering. For å unngå å skape forvirring i hodet til potensielle og eksisterende kunder, kan det hende at en virksomhet må utpeke en mediekommunikasjonsansvarlig og et team av ansatte for å styre ekstern kommunikasjon og hvis autorisasjon er nødvendig før kommunikasjon sendes.
Intern kommunikasjon er mye vanskeligere å administrere, fordi de foregår hele dagen i form av møte-til-ansikt-møter, e-postmeldinger, formelle brev og rapporter. Ansatte kan motta mange meldinger av forskjellige nivåer av betydning fra personer i forskjellige avdelinger i virksomheten eller fra deres ledere. Barrierer for bedriftskommunikasjon fra ledelse til ansatte kan oppstå fra et ønske fra ledere om å holde noe informasjon for seg selv som et resultat av mangel på tillit eller frykt for en negativ reaksjon. Denne barrieren kan overvinnes ved utnevnelse av en kommunikasjonsdirektør som administrerer all kommunikasjon til de ansatte og sikrer at meldinger som sendes til personalet om sensitive temaer formuleres direkte og uten tvetydighet. I dette tilfellet er det viktig at andre direktører og ledere aksepterer at slik kommunikasjon må skje av kommunikasjonsdirektøren og ikke prøver å sende ut personalets meldinger uavhengig, noe som fører til ytterligere tvetydighet og mistillit.
En annen barriere for forretningskommunikasjon i moderne tid kan være teknologi. Et selskap med et utdatert eller dårlig designet nettsted kan oppleve at nettstedet ikke effektivt formidler en positiv melding til noen, selv om kunder og investorer kan ta et sviktende nettsted som et tegn på et sviktende selskap. Tilsvarende kan et nettsted som ikke kan håndtere trafikkbelastningen som kreves av det ved høy etterspørsel, føre til at besøkende på nettstedet utvikler en negativ oppfatning av virksomheten. Å ha ansatte som kan opprette og vedlikeholde et effektivt nettsted som er i stand til å møte etterspørsel, kan gå en lang vei å overvinne noen hindringer for forretningskommunikasjon.