Quali sono i diversi ostacoli alla comunicazione d'impresa?
È essenziale per le aziende comunicare efficacemente con clienti, fornitori, investitori e media e comunicare internamente con il personale. Le comunicazioni possono avvenire tramite Internet ed e-mail, conferenze telefoniche o video, lettere, brochure, diari e relazioni, oppure faccia a faccia attraverso presentazioni, riunioni, seminari e conferenze. Le barriere alla comunicazione commerciale possono derivare dalla trattenuta di informazioni da parte di un'azienda, che può essere il risultato di una mancanza di fiducia tra la direzione e le parti interessate esterne. Anche la complessità e l'uso inutili del gergo tecnico negli annunci possono costituire ostacoli alla comunicazione aziendale, così come una politica di comunicazione poco chiara che porta a messaggi in conflitto che vengono trasmessi da diverse parti dell'azienda. La comunicazione interna con il personale può essere ostacolata da un segreto non necessario o da una gerarchia poco chiara all'interno dell'azienda, portando a messaggi ambigui o contraddittori.
Un'azienda potrebbe dover comunicare esternamente per gestire la propria immagine attraverso il marketing e la costruzione di un marchio. Ciò può essere fatto attraverso pubblicità, comunicati stampa e partecipazione a seminari e conferenze. Le persone all'interno dell'azienda possono contribuire con articoli a riviste specializzate e l'azienda stessa può inviare newsletter ai clienti e al pubblico in generale. Possono essere creati ostacoli alla comunicazione aziendale se un numero di team diversi all'interno dell'azienda invia i propri messaggi senza alcun coordinamento centrale. Per evitare di creare confusione nella mente di clienti potenziali ed esistenti, un'azienda potrebbe dover nominare un responsabile delle comunicazioni con i media e un team di personale per gestire le comunicazioni esterne e la cui autorizzazione è necessaria prima di inviare qualsiasi comunicazione.
Le comunicazioni interne sono molto più difficili da gestire, poiché si svolgono durante il giorno sotto forma di incontri faccia a faccia, messaggi e-mail, lettere formali e rapporti. Il personale può ricevere numerosi messaggi di diverso livello di importanza dalle persone nei vari dipartimenti dell'azienda o dai loro dirigenti. Gli ostacoli alla comunicazione aziendale da parte della direzione al personale possono derivare dal desiderio dei manager di conservare alcune informazioni per se stessi a causa della mancanza di fiducia o della paura di una reazione avversa. Questa barriera può essere superata dalla nomina di un direttore delle comunicazioni che gestisce tutte le comunicazioni al personale e garantisce che i messaggi inviati al personale su argomenti delicati siano formulati direttamente e senza ambiguità. In questo caso è essenziale che altri direttori e manager accettino che tali comunicazioni debbano essere effettuate dal direttore delle comunicazioni e non provino a inviare i messaggi del personale in modo indipendente, portando a ulteriori ambiguità e sfiducia.
Un altro ostacolo alla comunicazione aziendale nell'era moderna può essere la tecnologia. Una società con un sito Web obsoleto o mal progettato può scoprire che il sito Web non sta comunicando efficacemente un messaggio positivo a nessuno, anche se i clienti e gli investitori potrebbero prendere un sito Web in fallimento come segno di una società in fallimento. Allo stesso modo, un sito Web che non è in grado di gestire il carico di traffico richiesto in caso di picco della domanda può far sì che i visitatori del sito sviluppino una percezione negativa dell'azienda. Avere membri del personale in grado di creare e mantenere un sito Web efficace in grado di soddisfare la domanda può fare molto per superare alcuni ostacoli alla comunicazione aziendale.