Vilka är de olika hinder för företagskommunikation?

Det är viktigt för företag att kommunicera effektivt med kunder, leverantörer, investerare och media och att kommunicera internt med personalen. Kommunikation kan ske via Internet och e-post, telefon- eller videokonferenser, brev, broschyrer, tidskrifter och rapporter, eller ansikte mot ansikte genom presentationer, möten, seminarier och konferenser. Barriärer mot företagskommunikation kan uppstå genom att ett företag kvarhåller information, vilket kan vara ett resultat av brist på förtroende mellan ledningen och externa intressenter. Onödig komplexitet och användning av teknisk jargong i tillkännagivanden kan också vara hinder för företagskommunikation, vilket också kan vara en oklar kommunikationspolicy som leder till motstridiga meddelanden från olika delar av verksamheten. Intern kommunikation med personal kan hindras av onödigt hemlighet eller en oklar hierarki inom verksamheten, vilket kan leda till tvetydiga eller motsägelsefulla meddelanden.

Ett företag kan behöva kommunicera externt för att hantera sin image genom marknadsföring och byggande av ett varumärke. Detta kan göras genom reklam, nyhetsmeddelanden och deltagande i seminarier och konferenser. Människor inom verksamheten kan bidra med artiklar i facktidskrifter, och själva verksamheten kan utfärda nyhetsbrev till kunder och allmänheten. Barriärer mot företagskommunikation kan skapas om ett antal olika team inom företaget skickar ut sina egna meddelanden utan någon central samordning. För att undvika att skapa förvirring i hjärnan hos potentiella och befintliga kunder kan ett företag behöva utse en mediekommunikationschef och ett team av personal för att hantera extern kommunikation och vars tillstånd är nödvändigt innan någon kommunikation skickas.

Intern kommunikation är mycket svårare att hantera, eftersom de äger rum under dagen i form av möten ansikte mot ansikte, e-postmeddelanden, formella brev och rapporter. Personal kan få många meddelanden med olika viktiga nivåer från människor i olika verksamhetsavdelningar eller från deras chefer. Barriärer mot företagskommunikation från ledning till personal kan uppstå till följd av chefer att hålla viss information till sig själva som ett resultat av brist på förtroende eller rädsla för en negativ reaktion. Denna barriär kan övervinnas genom utnämning av en kommunikationsdirektör som hanterar all kommunikation till personalen och ser till att meddelanden som skickas till personalen om känsliga ämnen formuleras direkt och utan tvetydighet. I detta fall är det viktigt att andra direktörer och chefer accepterar att sådan kommunikation måste göras av kommunikationsdirektören och inte försöker skicka personalmeddelanden oberoende, vilket leder till ytterligare oklarhet och misstro.

En annan hinder för affärskommunikation i modern tid kan vara teknik. Ett företag med en föråldrad eller dåligt utformad webbplats kan upptäcka att webbplatsen inte effektivt kommunicerar ett positivt meddelande till någon, även om kunder och investerare kan ta en misslyckad webbplats som ett tecken på ett misslyckande företag. På liknande sätt kan en webbplats som inte hanterar den trafikbelastning som krävs av den vid hög efterfrågan få besökare på webbplatsen att utveckla en negativ uppfattning om verksamheten. Att ha personal som kan skapa och underhålla en effektiv webbplats som kan möta efterfrågan kan gå långt för att övervinna vissa hinder för företagskommunikation.