Quais são as diferentes barreiras à comunicação empresarial?
É essencial que as empresas se comuniquem efetivamente com clientes, fornecedores, investidores e a mídia e se comuniquem internamente com a equipe. As comunicações podem ocorrer através da Internet e e-mails, videoconferências por telefone ou videoconferência, cartas, folhetos, periódicos e relatórios, ou presenciais por meio de apresentações, reuniões, seminários e conferências. Barreiras à comunicação comercial podem surgir da retenção de informações por uma empresa, o que pode ser o resultado de uma falta de confiança entre a gerência e as partes interessadas externas. A complexidade desnecessária e o uso do jargão técnico nos anúncios também podem ser barreiras à comunicação comercial, assim como uma política de comunicação pouco clara que leva a mensagens conflitantes sendo dadas por diferentes partes da empresa. A comunicação interna com a equipe pode ser prejudicada por sigilo desnecessário ou hierarquia pouco clara na empresa, levando a mensagens ambíguas ou contraditórias.
Uma empresa pode precisar se comunicar externamente para gerenciar sua imagem por meio de marketing e construção de uma marca. Isso pode ser feito através de publicidade, boletins de notícias e participação em seminários e conferências. As pessoas da empresa podem contribuir com artigos para os periódicos comerciais, e a própria empresa pode emitir boletins informativos para clientes e o público em geral. Barreiras à comunicação comercial podem ser criadas se várias equipes diferentes da empresa enviarem suas próprias mensagens sem nenhuma coordenação central. Para evitar criar confusão na mente dos clientes em potencial e existentes, uma empresa pode precisar nomear um oficial de comunicação de mídia e uma equipe para gerenciar comunicações externas e cuja autorização é necessária antes que qualquer comunicação seja enviada.
As comunicações internas são muito mais difíceis de gerenciar, porque ocorrem ao longo do dia na forma de reuniões presenciais, mensagens de email, cartas formais e relatórios. Os funcionários podem receber inúmeras mensagens de diferentes níveis de importância de pessoas em vários departamentos da empresa ou de seus gerentes. As barreiras à comunicação comercial entre a gerência e a equipe podem surgir do desejo dos gerentes de manter algumas informações para si mesmos como resultado da falta de confiança ou do medo de uma reação adversa. Essa barreira pode ser superada pela nomeação de um diretor de comunicações que gerencia todas as comunicações com a equipe e garante que as mensagens enviadas à equipe sobre tópicos sensíveis sejam redigidas diretamente e sem ambiguidade. Nesse caso, é essencial que outros diretores e gerentes aceitem que essas comunicações sejam feitas pelo diretor de comunicações e não tentem enviar mensagens da equipe de forma independente, levando a mais ambiguidade e desconfiança.
Outra barreira à comunicação empresarial na era moderna pode ser a tecnologia. Uma empresa com um site desatualizado ou mal projetado pode achar que o site não está efetivamente comunicando uma mensagem positiva a ninguém, embora clientes e investidores possam considerar um site com defeito como um sinal de uma empresa com defeito. Da mesma forma, um site que não pode lidar com a carga de tráfego necessária no pico da demanda pode fazer com que os visitantes do site desenvolvam uma percepção negativa dos negócios. Ter membros da equipe que possam criar e manter um site eficaz capaz de atender à demanda pode ajudar bastante a superar algumas barreiras à comunicação comercial.