Wat zijn de verschillende barrières voor zakelijke communicatie?

Het is essentieel voor bedrijven om effectief te communiceren met klanten, leveranciers, investeerders en de media en om intern te communiceren met personeel. Communicatie kan plaatsvinden via internet en e-mails, telefoon- of videoconferenties, brieven, brochures, tijdschriften en rapporten, of persoonlijk via presentaties, vergaderingen, seminars en conferenties. Belemmeringen voor zakelijke communicatie kunnen het gevolg zijn van het achterhouden van informatie door een bedrijf, wat het gevolg kan zijn van een gebrek aan vertrouwen tussen het management en externe belanghebbenden. Onnodige complexiteit en het gebruik van technisch jargon in aankondigingen kunnen ook belemmeringen voor zakelijke communicatie zijn, net als een onduidelijk communicatiebeleid dat ertoe leidt dat tegenstrijdige berichten worden gegeven door verschillende bedrijfsonderdelen. Interne communicatie met medewerkers kan worden belemmerd door onnodige geheimhouding of een onduidelijke hiërarchie binnen het bedrijf, wat leidt tot dubbelzinnige of tegenstrijdige berichten.

Een bedrijf moet mogelijk extern communiceren om zijn imago te beheren door middel van marketing en het opbouwen van een merk. Dit kan worden gedaan door middel van advertenties, nieuwsberichten en deelname aan seminars en conferenties. Mensen binnen het bedrijf kunnen artikelen bijdragen aan vakbladen, en het bedrijf zelf kan nieuwsbrieven uitgeven aan klanten en het grote publiek. Barrières voor zakelijke communicatie kunnen worden gecreëerd als een aantal verschillende teams binnen het bedrijf hun eigen berichten verzenden zonder centrale coördinatie. Om verwarring bij potentiële en bestaande klanten te voorkomen, moet een bedrijf mogelijk een mediacommunicatiemedewerker en een team van medewerkers aanwijzen om externe communicatie te beheren en wiens autorisatie nodig is voordat communicatie wordt verzonden.

Interne communicatie is veel moeilijker te beheren, omdat ze de hele dag door plaatsvinden in de vorm van face-to-face vergaderingen, e-mailberichten, formele brieven en rapporten. Medewerkers kunnen verschillende berichten van verschillende niveaus van belang ontvangen van mensen op verschillende afdelingen van het bedrijf of van hun managers. Belemmeringen voor zakelijke communicatie door het management aan het personeel kunnen voortkomen uit de wens van managers om bepaalde informatie voor zichzelf te houden als gevolg van een gebrek aan vertrouwen of angst voor een bijwerking. Deze barrière kan worden overwonnen door de aanstelling van een communicatiedirecteur die alle communicatie naar personeel beheert en ervoor zorgt dat berichten die naar personeel worden verzonden over gevoelige onderwerpen direct en zonder dubbelzinnigheid worden geformuleerd. In dit geval is het essentieel dat andere bestuurders en managers accepteren dat dergelijke communicatie moet worden gedaan door de communicatiedirecteur en niet proberen onafhankelijk personeelsboodschappen te sturen, wat leidt tot verdere dubbelzinnigheid en wantrouwen.

Een andere barrière voor zakelijke communicatie in de moderne tijd kan technologie zijn. Een bedrijf met een verouderde of slecht ontworpen website kan tot de ontdekking komen dat de website op geen enkele manier een positieve boodschap overbrengt, hoewel klanten en investeerders een falende website als een teken van een falend bedrijf kunnen beschouwen. Op dezelfde manier kan een website die de vereiste verkeersbelasting bij piekvraag niet aankan, ertoe leiden dat bezoekers van de site een negatieve perceptie van het bedrijf ontwikkelen. Het hebben van medewerkers die een effectieve website kunnen maken en onderhouden die in staat is om aan de vraag te voldoen, kan heel wat obstakels voor zakelijke communicatie overwinnen.