Jakie są różne bariery w komunikacji biznesowej?
Firmy muszą skutecznie komunikować się z klientami, dostawcami, inwestorami i mediami oraz komunikować się wewnętrznie z personelem. Komunikacja może odbywać się za pośrednictwem Internetu i wiadomości e-mail, wideokonferencji, listów, broszur, czasopism i raportów lub osobiście poprzez prezentacje, spotkania, seminaria i konferencje. Bariery w komunikacji biznesowej mogą wynikać z ukrywania informacji przez firmę, co może wynikać z braku zaufania między kierownictwem a zewnętrznymi interesariuszami. Niepotrzebna złożoność i stosowanie żargonu technicznego w ogłoszeniach może również stanowić przeszkodę w komunikacji biznesowej, podobnie jak niejasna polityka komunikacyjna prowadząca do przekazywania sprzecznych komunikatów przez różne części firmy. Wewnętrzną komunikację z personelem może utrudniać niepotrzebna tajemnica lub niejasna hierarchia wewnątrz firmy, prowadząca do niejednoznacznych lub sprzecznych komunikatów.
Firma może potrzebować komunikacji zewnętrznej w celu zarządzania swoim wizerunkiem poprzez marketing i budowanie marki. Można tego dokonać poprzez reklamę, wiadomości i udział w seminariach i konferencjach. Ludzie w firmie mogą publikować artykuły w czasopismach branżowych, a sama firma może wydawać biuletyny klientom i ogółowi społeczeństwa. Bariery w komunikacji biznesowej mogą powstać, jeśli wiele różnych zespołów w firmie wyśle własne wiadomości bez centralnej koordynacji. Aby uniknąć zamieszania w głowach potencjalnych i obecnych klientów, firma może potrzebować wyznaczyć specjalistę ds. Komunikacji z mediami i zespół pracowników do zarządzania komunikacją zewnętrzną, których autoryzacja jest konieczna przed wysłaniem jakiejkolwiek komunikacji.
Komunikacja wewnętrzna jest znacznie trudniejsza w zarządzaniu, ponieważ odbywa się przez cały dzień w formie bezpośrednich spotkań, wiadomości e-mail, formalnych listów i raportów. Pracownicy mogą otrzymywać liczne wiadomości o różnym poziomie ważności od ludzi z różnych działów firmy lub od ich kierowników. Bariery w komunikacji biznesowej między kierownictwem a personelem mogą wynikać z chęci kierowników do zachowania niektórych informacji dla siebie w wyniku braku zaufania lub strachu przed niepożądaną reakcją. Barierę tę można pokonać poprzez powołanie dyrektora ds. Komunikacji, który zarządza wszelką komunikacją z personelem i zapewnia, że wiadomości wysyłane do personelu na wrażliwe tematy są sformułowane bezpośrednio i bez dwuznaczności. W takim przypadku istotne jest, aby inni dyrektorzy i menedżerowie zaakceptowali, że taka komunikacja musi być dokonywana przez dyrektora ds. Komunikacji i nie próbują wysyłać wiadomości personelu niezależnie, co prowadzi do dalszej dwuznaczności i nieufności.
Kolejną barierą w komunikacji biznesowej w dzisiejszych czasach może być technologia. Firma z przestarzałą lub źle zaprojektowaną witryną może stwierdzić, że witryna nie przekazuje nikomu pozytywnego komunikatu, chociaż klienci i inwestorzy mogą uznać upadającą witrynę za oznakę upadłości firmy. Podobnie strona internetowa, która nie jest w stanie obsłużyć wymaganego obciążenia ruchem przy szczytowym zapotrzebowaniu, może powodować, że osoby odwiedzające witrynę będą mieć negatywny wizerunek firmy. Posiadanie personelu, który może stworzyć i utrzymywać skuteczną stronę internetową, która jest w stanie zaspokoić popyt, może przejść długą drogę do pokonania niektórych barier w komunikacji biznesowej.