¿Cuáles son los diferentes tipos de procedimientos de oficina principal?
Cuando las personas hablan sobre la oficina principal, se refieren a todas las funciones dentro de una organización que incluyen contacto directo con los clientes. Por ejemplo, la oficina principal en un hotel describe los trabajadores de conserje y escritorio que hacen reservas y aceptan pagos. La oficina principal podría entenderse más fácilmente en comparación con las tareas de back office, que incluyen contabilidad, recursos humanos y otras funciones que pueden contribuir a la calidad del servicio al cliente, pero que los clientes rara vez ven. Algunos de los procedimientos más comunes de la oficina principal son la comunicación, la documentación y las transacciones financieras o de ventas.
La comunicación es uno de los procedimientos de primera oficina más esenciales que se encuentran en casi todos los escenarios de la oficina principal. Cuando los recepcionistas en las oficinas médicas hablan con pacientes por teléfono o saludan a los pacientes a medida que entran en una oficina, por ejemplo, están realizando tareas de comunicación. En el comercio minorista, las tareas de comunicación ocurren cuando los representantes de ventas ayudan a custOmers para encontrar los artículos para los que están comprando.
La documentación es otra de los procedimientos de oficina frontales más importantes. En resumen, este es el proceso de registrar lo que sucede en una oficina principal. Los trabajadores de recepción en un hotel, por ejemplo, son responsables de realizar un seguimiento de quién hace reservas, quién se registra y quién se revisa. Por lo general, almacenan esta información en bases de datos para que puedan saber cuántas habitaciones están abiertas y cuándo pueden planear personal para la mayoría de los clientes.
Los procedimientos de la oficina principal que incluyen ventas y transacciones financieras generalmente se documentan y transmiten digitalmente a los departamentos de breve oficina, como las finanzas y la contabilidad. En el comercio minorista, muchos trabajadores de la oficina principal usan registros de efectivo que calculan los totales diarios. Los profesionales que trabajan en oficinas médicas pueden tener que tomar información del seguro. En algunos casos también podrían estar familiarizados con Medical Coding.
Como en la mayoría de los aspectos del negocio, la gerencia es un proceso importante. Los gerentes normalmente supervisan todos los procedimientos de la oficina principal y se aseguran de que los trabajadores realicen sus tareas correctamente. También pueden capacitar a los trabajadores de la oficina principal y cambiar los procedimientos de la oficina principal para enfrentar nuevos desafíos.
Muchos gerentes creen que los procedimientos de la oficina principal deben desarrollarse continuamente. En lugar de depender de modelos o estrategias porque son familiares, muchos gerentes eligen analizar cada nuevo desafío y adoptar soluciones. Por ejemplo, si un gerente de hotel descubre que un sistema de reserva es demasiado lento y que los trabajadores del escritorio no pueden ayudar a los clientes lo suficientemente rápido, podría buscar nuevos sistemas que sean rentables. Un gerente también puede observar el comportamiento de los empleados de recepción y realizar sesiones de capacitación periódica para mejorar las comunicaciones con los clientes.