Jaké jsou různé typy postupů front office?

Když lidé mluví o front office, odkazují na všechny funkce v organizaci, která zahrnuje přímý kontakt se zákazníky. Například přední kancelář v hotelu popisuje recepční a stolní pracovníky, kteří provádějí rezervace a přijímají platby. Front office může být snadněji pochopena ve srovnání s úkoly back office, mezi něž patří účetnictví, lidské zdroje a další funkce, které mohou přispět k kvalitě zákaznického servisu, ale které zákazníci jen zřídka vidí. Mezi nejběžnější postupy front office jsou komunikace, dokumentace a finanční nebo prodejní transakce.

Komunikace je jedním z nejdůležitějších postupů front office nalezených téměř v každém scénáři front office. Když recepční v lékařských úřadech hovoří s pacienty telefonicky nebo pozdraví pacienty, když přicházejí do kanceláře, například provádějí komunikační úkoly. V maloobchodě se komunikační úkoly objevují, když obchodní zástupci pomáhají CustOMERS k nalezení položek, pro které nakupují.

Dokumentace je dalším z nejdůležitějších postupů front office. Stručně řečeno, jedná se o proces zaznamenávání toho, co se děje v přední kanceláři. Například pracovníci na recepci v hotelu jsou zodpovědní za sledování toho, kdo provádí rezervace, kdo se přihlásí a kdo se odhlásí. Obvykle tyto informace ukládají do databází, aby mohli vědět, kolik pokojů je otevřeno a kdy mohou naplánovat personální obsazení pro většinu klientů.

Postupy front office, které zahrnují prodejní a finanční transakce, jsou obvykle zdokumentovány a předány digitálně do úřadů Back Office, jako je finance a účetnictví. V maloobchodě používá mnoho pracovníků front office pokladny, které vypočítají denní součty. Odborníci, kteří pracují ve zdravotnických kancelářích, možná budou muset vzít informace o pojištění. V některých případech by také mohli být obeznámeni s lékařským koding.

Stejně jako ve většině aspektů podnikání je řízení důležitým procesem. Manažeři obvykle dohlíží na všechny postupy front office a zajišťují, aby pracovníci správně plní své úkoly. Mohou také školit pracovníky front office a změnit postupy front office, aby splňovaly nové výzvy.

Mnoho manažerů se domnívá, že by měly být postupně rozvíjeny postupy front office. Místo toho, aby se v závislosti na modelech nebo strategiích, protože jsou známí, se mnoho manažerů místo toho rozhodlo analyzovat každou novou výzvu a přijmout řešení. Pokud například manažer hotelu zjistí, že rezervační systém je příliš pomalý a že pracovníci stolů nemohou klientům dostatečně rychle pomáhat, může hledat nové systémy, které jsou nákladově efektivní. Manažer může také pozorovat chování zaměstnanců na recepci a provádět pravidelné školení, aby se zlepšila komunikace s klienty.