Jaké jsou různé typy postupů front office?

Když lidé mluví o front office, mají na mysli všechny funkce v organizaci, které zahrnují přímý kontakt se zákazníky. Například front office v hotelu popisuje recepční a recepční pracovníky, kteří provádějí rezervace a přijímají platby. Front office může být snadněji pochopitelný ve srovnání s back office úkoly, které zahrnují účetnictví, lidské zdroje a další funkce, které mohou přispívat ke kvalitě služeb zákazníkům, ale které zákazníci zřídka vidí. Mezi nejčastější postupy front office patří komunikace, dokumentace a finanční nebo prodejní transakce.

Komunikace je jedním z nejdůležitějších postupů front office, který se nachází téměř ve všech scénářích front office. Když recepční v ordinaci mluví s pacienty telefonicky nebo pozdravují pacienty, když přicházejí do kanceláře, plní například komunikační úkoly. V maloobchodě dochází k komunikačním úkolům, když obchodní zástupci pomáhají zákazníkům najít položky, za které nakupují.

Dokumentace je dalším z nejdůležitějších postupů front office. Stručně řečeno, jedná se o proces záznamu toho, co se děje v front office. Například pracovníci recepce v hotelu jsou zodpovědní za sledování toho, kdo si rezervuje, kdo se přihlásí a kdo se odhlásí. Tyto informace obvykle ukládají do databází, aby věděli, kolik místností je otevřeno a kdy mohou naplánovat personální obsazení pro většinu klientů.

Postupy front office, které zahrnují prodej a finanční transakce, jsou obvykle dokumentovány a přenášeny digitálně na oddělení back office, jako je finance a účetnictví. V maloobchodě mnoho pracovníků front office používá pokladny, které vypočítávají denní součty. Profesionálové, kteří pracují v ordinaci, možná budou muset vzít informace o pojištění. V některých případech musí být také obeznámeni s lékařským kódováním.

Stejně jako ve většině aspektů podnikání je řízení důležitým procesem. Manažeři obvykle dohlížejí na všechny front office postupy a zajišťují, aby pracovníci plnili své úkoly správně. Mohou také školit pracovníky front office a měnit front office postupy tak, aby vyhověli novým výzvám.

Mnoho manažerů se domnívá, že postupy front office by měly být neustále rozvíjeny. Místo závislosti na modelech nebo strategiích, protože jsou známé, se mnoho manažerů místo toho rozhodlo analyzovat každou novou výzvu a přijmout řešení. Pokud například manažer hotelu zjistí, že rezervační systém je příliš pomalý a že pracovníci recepce nemohou klientům pomoci dostatečně rychle, může hledat nové systémy, které jsou nákladově efektivní. Manažer může také sledovat chování zaměstnanců na recepci a provádět pravidelné školení za účelem zlepšení komunikace s klienty.