Vilka är de olika typerna av front office-procedurer?

När folk pratar om front office hänvisar de till alla funktioner inom en organisation som inkluderar direktkontakt med kunder. Till exempel beskriver front office på ett hotell concierge- och receptionarbetare som bokar och accepterar betalningar. Front office kan lättare förstås jämfört med back office-uppgifter, som inkluderar redovisning, personalresurser och andra funktioner som kan bidra till kvaliteten på kundservicen, men som kunder sällan ser. Några av de vanligaste front office-procedurerna är kommunikation, dokumentation och finansiella transaktioner eller försäljningstransaktioner.

Kommunikation är en av de viktigaste förfarandena på front office som finns i nästan alla front office-scenarier. När receptionister på medicinska kontor talar med patienter på telefon eller hälsar patienter när de kommer till ett kontor, till exempel, utför de kommunikationsuppgifter. I detaljhandeln uppstår kommunikationsuppgifter när säljrepresentanter hjälper kunderna att hitta föremålen som de shoppar för.

Dokumentation är ett annat av de viktigaste förfarandena vid front office. Kort sagt, detta är processen för att spela in vad som händer i ett front office. Receptionsarbetare på ett hotell är till exempel ansvariga för att hålla reda på vem som bokar, vem som checkar in och vem som checkar ut. De lagrar vanligtvis denna information i databaser så att de kan veta hur många rum som är öppna och när de kan planera att bemanna för de flesta kunder.

Front office-procedurer som inkluderar försäljning och finansiella transaktioner dokumenteras och förmedlas digitalt till back office-avdelningar, såsom ekonomi och redovisning. I detaljhandeln använder många frontkontorsarbetare kassaregister som beräknar dagliga totaler. Yrkesmän som arbetar på medicinska kontor kan behöva ta försäkringsinformation. I vissa fall kan de också behöva känna till medicinsk kodning.

Liksom i de flesta aspekter av verksamheten är ledning en viktig process. Chefer övervakar normalt alla rutiner på front office och ser till att arbetarna utför sina uppgifter på rätt sätt. De kan också utbilda front office-anställda och ändra front office-rutiner för att möta nya utmaningar.

Många chefer anser att förfarandena för front office bör utvecklas kontinuerligt. Istället för att bero på modeller eller strategier eftersom de är bekanta, väljer många chefer istället att analysera varje ny utmaning och anta lösningar. Om en hotellchef till exempel upptäcker att ett bokningssystem är för långsamt och att skrivbordsarbetare inte kan hjälpa kunder snabbt nog kan han eller hon leta efter nya system som är kostnadseffektiva. En chef kan också observera personalens beteende och genomföra periodiska utbildningar för att förbättra kommunikationen med kunderna.