さまざまな種類のフロントオフィス手続きとは何ですか？

人々がフロントオフィスについて話すとき、彼らは顧客との直接接触を含む組織内のすべての機能に言及しています。 たとえば、ホテルのフロントオフィスは、予約をして支払いを受け入れるコンシェルジュとデスクワーカーを表します。 フロントオフィスは、経理、人事、顧客サービスの質に貢献する可能性があるが顧客にはめったに見られないその他の機能を含むバックオフィスタスクと比較すると、より簡単に理解できるかもしれません。 最も一般的なフロントオフィスの手順には、コミュニケーション、文書化、および金融取引または販売取引があります。

コミュニケーションは、ほぼすべてのフロントオフィスシナリオで見られる最も重要なフロントオフィス手順の1つです。 たとえば、診療所の受付係が電話で患者に話しかけたり、患者が診察室に来て挨拶するとき、彼らはコミュニケーション作業を行っています。 小売業では、営業担当者が顧客が買い物をしている商品を見つけるのを手伝うときに通信タスクが発生します。

ドキュメントは、最も重要なフロントオフィスの手順のもう1つです。 要するに、これはフロントオフィスで起こったことを記録するプロセスです。 たとえば、ホテルのフロントデスクワーカーは、誰が予約をし、誰がチェックインし、誰がチェックアウトしたかを追跡する責任があります。 彼らは通常、この情報をデータベースに保存するため、開いている部屋の数と、ほとんどのクライアントの人員配置をいつ計画できるかを知ることができます。

販売および金融取引を含むフロントオフィスの手順は、通常、文書化され、財務や経理などのバックオフィス部門にデジタルで伝達されます。 小売業では、多くのフロントオフィスワーカーが1日の合計を計算するレジを使用しています。 診療所で働く専門家は、保険情報を取得する必要がある場合があります。 場合によっては、医療コーディングに精通している必要があります。

ビジネスのほとんどの側面と同様に、管理は重要なプロセスです。 マネージャーは通常、すべてのフロントオフィスの手順を監督し、従業員がタスクを正しく実行していることを確認します。 また、フロントワーカーを訓練し、新しい課題に対応するためにフロントオフィスの手順を変更することもあります。

多くのマネージャーは、フロントオフィスの手順を継続的に開発する必要があると考えています。 モデルや戦略に慣れているのではなく、多くのマネージャーが代わりに新しい課題を分析し、ソリューションを採用することを選択します。 たとえば、ホテルのマネージャーが予約システムの速度が遅すぎて、デスクワーカーがクライアントを十分に迅速に支援できないと判断した場合、費用効果の高い新しいシステムを探すかもし​​れません。 マネージャーは、フロントデスクの従業員の行動を観察し、定期的なトレーニングセッションを実施して、クライアントとのコミュニケーションを改善することもできます。